ஒரு நிறுவனத்தின் கூட்டம் திட்டமிட எப்படி

வாழ்த்துக்கள்! உங்கள் நிறுவனத்தின் நிறுவனம் அனைத்து மட்டங்களிலும் இருந்து தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட ஊழியர்களின் குழுவினருக்கான ஒரு கூட்டத்தை நடத்துகிறது. இந்த நிகழ்விற்கான தலைமை மேலாளர் நீங்கள் திட்ட மேலாளரின் பொறுப்பைக் கொடுத்துள்ளார். இந்த குறிப்புகள் மற்றும் மாதிரிய திட்டத் திட்டம் ஒரு நிறுவனத்தின் கூட்டத்திற்கு அல்லது திட்டவட்டமான சிக்கலான திட்டத்திற்கான திட்டத் திட்டத்தை ஒரு திட்ட மேலாளர் கட்டமைக்க அணுகுமுறை ஒன்றை நிரூபிக்கின்றன.

திட்டம் முன் திட்டம்

உங்கள் முதல் படி திட்டம் திட்டமிட வேண்டும். பங்குதாரர்களுடன் நிகழ்வை விவாதிக்க நீங்கள் தொடங்குங்கள். இது கடந்த ஆண்டு செய்யப்பட்டது என்றால், என்ன நடந்தது? என்ன தவறு நேர்ந்தது? யார் இந்த திட்டத்தை நிர்வகிக்கிறார்கள் மற்றும் இந்த ஆண்டு சிக்கல்களை தவிர்க்க உங்களுக்கு உதவ முடியுமா? தலைமை நிர்வாக அதிகாரி உங்களிடம் திட்டத்தை ஒதுக்கினார் என்பதால், அவர் / அவள் நிகழ்ச்சியில் இருந்து என்ன எதிர்பார்க்கிறார்? எப்போது நிகழ்வு இருக்கும்? எங்கே? பட்ஜெட் என்றால் என்ன?

எவ்வளவு முடியுமோ அவ்வளவு தகவலை உருவாக்குங்கள். இது திட்டம் திட்டத்தை உருவாக்கும் எலும்புக்கூடு ஆகும்.

அணி உருவாக்க

இந்தத் திட்டத்தை வெற்றிகரமாக செய்ய நீங்கள் என்ன செய்ய வேண்டும்? இந்த நிகழ்ச்சியை வெற்றிபெற உதவும் மற்ற துறைகளில் உள்ளவர்கள் இருக்கிறார்களா? அங்கே உதவி பெற நீங்கள் என்ன செய்ய வேண்டும்? நீங்கள் அவர்களது முதலாளியிடம் முறையான ஒப்புதலைப் பெற வேண்டும் அல்லது கேட்கிறீர்களா? அவர்களிடம் எவ்வளவு நேரம் தேவை? நீங்கள் அவர்களுக்கு என்ன சிறப்பு திறன்களை வழங்க வேண்டும்? நீங்கள் விரும்பும் நபர் கிடைக்கவில்லையெனில் வேறு யாரும் அந்த திறமையை வழங்க முடியுமா?

இது கம்பனி அளவிலான கூட்டம் என்பதால், HR எப்படி உதவ முடியும்? வசதிகள் துறையிலிருந்து உங்களுக்கு உதவி தேவையா? சந்தைப்படுத்தல் துறை பற்றி என்ன? அந்த பகுதியில் உங்களுக்கு உதவ வேண்டுமா?

நிகழ்ச்சிநிரலைத் திட்டமிடுங்கள்

கூட்டம் எவ்வளவு காலம் நீடிக்கும் என்பதை நீங்கள் அறிவீர்கள், நீங்கள் நேரம் தொகுதிகள் நிரப்ப தொடங்கும். உங்களுக்கு திறந்த பேச்சாளர் வேண்டுமா? அது யார்? நீங்கள் பங்கேற்பாளர்கள் ஒன்றாக வைக்க போகிறீர்கள் அல்லது நீங்கள் திட்டத்தின் ஒரு பகுதியாக அவர்களை சிறிய குழுக்கள் உடைக்க? உங்களுக்கு எத்தனை பிற ஸ்பீக்கர்கள் தேவை? நீங்கள் வெளியேற்றினால் சிறிய அமர்வுகளை யார் வசூலிப்பார்கள்?

நிகழ்வை ஒரு நாளைக்கு மேல் எடுக்கும்? எப்படி தினம் ஒன்றை மூட வேண்டும்? எப்படி இரண்டு நாள் மீண்டும் திறக்க வேண்டும்?

முடிவில் நீங்கள் எவ்வாறு மூடிவிடுவீர்கள்? உங்களிடம் இறுதி பேச்சு தேவைதானா? நீங்கள் ஒன்றைப் பதிவு செய்தால், ஹோட்டலில் இருந்து வெளியேறுவதற்கான தளவாடங்களை நீங்கள் எவ்வாறு கையாள முடியும்?

விண்வெளி கண்டுபிடிக்க

எத்தனை பேர் வருகிறார்கள் என்பதை அறியுங்கள். பின்னர் உங்களுக்குத் தேவையான அளவு எவ்வளவு பெரியது என்பதைத் தீர்மானிக்கவும். நிகழ்வை எங்கே நடக்கும்? கார்ப்பரேட் அலுவலகத்தில் அறை இருக்கிறதா, அல்லது உங்களுக்கு பெரிய இடம் வேண்டுமா? தலைமை நிர்வாக அதிகாரி கூட்டம் அலைபாய்வதை விரும்புகிறதா, அதனால் மக்கள் கவனம் செலுத்த முடியுமா அல்லது செலவினத்தை குறைக்க அலுவலகத்தில் அவர் வைத்திருந்தால் அவர் விரும்புவாரா?

உங்கள் பகுதியில் உள்ள எந்தத் தரவுகள் உங்களுக்குத் தேவைப்படும் இடத்தை வழங்க முடியும்? விமான நிலையத்திற்கு அருகே உள்ள ஒரு ஹோட்டல், நகரத்திலிருந்து வெளியே வருபவர்களுக்கு பயண நேரம் குறைக்க அல்லது நீங்கள் சத்தமில்லாமல் இருக்கும் நகரத்திலிருந்து எதையாவது கண்டுபிடிக்க வேண்டும்?

அவற்றின் வசதிகளுக்காக வெவ்வேறு இடங்களுக்கு கட்டணம் வசூலிக்கிறதா? அவர்கள் என்ன அடங்கும் மற்றும் நீங்கள் வாங்க மற்றும் கொண்டு என்ன வேண்டும்? நீங்கள் வேலை செய்ய ஒரு தனி நபரை அவர்கள் நியமிப்பாரா? பொருள் மற்றும் வெளியிலிருந்து மக்கள் பற்றிய அவர்களின் கொள்கை என்ன?

அதை முடக்கவும்

இந்த கேள்விகளில் குறைந்தது பதில்களைச் சேர்த்திருந்தால், நீங்கள் திட்டத் திட்டத்தை ஒன்றாக இணைக்கலாம். நாம் இங்கு காண்பிப்பவை திட்டப்பணி பணிகளின் பட்டியல், வேலை முறிவு அமைப்பு (WBS) மட்டுமே. இது பணிகள் அல்லது நேரக்கட்டுப்பாட்டுக்கு இடையில் உள்ள எந்த சார்பையும் சேர்க்காது. பின்னர் அவை சேர்க்கப்படும்.

மாதிரி நிறுவனத்தின் சந்திப்பு திட்டம் திட்டம்

திட்ட முகாமைத்துவத்தின் அடிப்படை கருவிகளைப் பயன்படுத்தி ஒரு திட்டத்தை எவ்வாறு திட்டமிடுவது என்பதில், திட்டமிடல் செயல் திட்டத்தின் போது திட்ட திட்டமிடல் மற்றும் திட்ட மேலாண்மை திறன்களைப் பயன்படுத்துவதற்கான சிந்தனை பற்றி நாங்கள் விவாதித்தோம். ஒரு திட்டம் கூட்டம் வேலை முறிவு அமைப்பு (WBS) நிறுவன கூட்டத்தை திட்டமிட ஒரு திட்டத்தை எவ்வாறு காணலாம் என்பதை இங்கே காணலாம்:

1. திட்டம் முன் திட்டம்

1. பட்ஜெட் தீர்மானிக்க
2. திட்ட இலக்குகளை நிறுவுவதற்கு CEO உடன் கலந்துரையாடுங்கள்
3. உதவிக்குறிப்புகளுக்கு முந்தைய திட்ட மேலாளர் (PM) ஐ தொடர்பு கொள்ளவும்
4. பங்குதாரர்களின் பட்டியலை நிர்ணயிக்கவும்
5. உள்ளீட்டிற்கான பங்குதாரர்களைத் தொடர்புகொள்ளவும்.
6. நிகழ்விற்கான விருப்பமான தேதியை நிறுவவும்
7. எத்தனை பேச்சாளர்கள் / வழங்குனர்கள் தேவை என்பதை தீர்மானித்தல்
8. எத்தனை ஆதரவு ஊழியர்கள் தேவை என்பதை தீர்மானித்தல்
9. எத்தனை ஊழியர்கள் கலந்து கொள்வார்கள் என்பதைத் தீர்மானித்தல்
10. நிகழ்விற்கான சாத்தியமான இடங்களை பட்டியலிடுங்கள்

2. திட்டக் குழுவை உருவாக்குங்கள்

1. மார்க்கெட்டிங் இருந்து பிரதிநிதி கிடைக்கும்
2. HR இருந்து பிரதிநிதி பெறவும்
3. கொள்முதல் உதவுவதற்கு யாராவது ஒருவரை நியமிக்கலாமா என்று பாருங்கள்
4. அனைத்து பேச்சாளர்களின் விவரங்களையும் கையாள சூசன் கேளுங்கள்
5. வசதிகள் இருந்து பிரதிநிதி கிடைக்கும்
6. திட்டமிட்ட குழு அணி கிக்-ஆஃப் சந்திப்பு

3. நிகழ்ச்சித்திட்டத்தை அபிவிருத்தி செய்தல்

3A திட்டம் நாள் ஒன்று

1. தொடக்க நேரத்தை அமை
2. நேரம் அமைக்கவும், பதிவு செய்ய இடம் மற்றும் ஊழியர்களை ஏற்பாடு செய்தல்
3. காலை அமர்வு நீளம் அமைக்க
4. உரைகளின் நீளத்தை அமைக்கவும்
5. காலை அமர்வுக்கு தேவைப்படும் ஸ்பீக்கர்களில் எண்ணிக்கையை கணக்கிடுங்கள்
6. ஆட்சேர்ப்பு பேச்சாளர்கள்
7. நடுப்பகுதியில் காலை இடைவெளி (நேரம் மற்றும் நீளம்) திட்டமிடுங்கள்
8. இடைவெளியில் மாநகர அறையின் புதுப்பிப்பை ஏற்பாடு செய்தல் (தண்ணீர், குப்பை)
9. மதிய உணவு இடைவேளை திட்டமிட (நேர, நீளம், இருப்பிடம், மெனு, பணம் செலுத்தும்)
10. பிற்பகல் அமர்வு திட்டம் (நீளம், பேச்சாளர்களின் எண்ணிக்கை)
11. பிற்பகல் பேச்சாளர்களைப் பதிவுசெய்யவும்
12. திட்டமிடல் நாள் ஒன்று நிறைவு (நேரம், யார், நீளம்)

3 பி திட்டம் நாள் இரண்டு

1. தொடக்க நேரத்தை அமை
2. காலை அமர்வு நீளம் அமைக்க
3. காலை அமர்வுக்கு தேவைப்படும் ஸ்பீக்கர்களில் எண்ணிக்கையை கணக்கிடுங்கள்
4. ஆட்சேர்ப்பு பேச்சாளர்கள்
5. நடுப்பகுதியில் காலை இடைவெளி (நேரம் மற்றும் நீளம்) திட்டமிடுங்கள்
6. இடைவெளியில் மாநகர அறையின் புதுப்பிப்பை ஏற்பாடு செய்தல் (தண்ணீர், குப்பை)
7. மதிய உணவு இடைவேளை திட்டமிட (நேர, நீளம், இருப்பிடம், மெனு, பணம் செலுத்தும்)
8. பிற்பகல் அமர்வு திட்டம் (நீளம், பேச்சாளர்களின் எண்ணிக்கை)
9. பிற்பகல் பேச்சாளர்களைப் பதிவுசெய்யவும்
10. பேச்சு நிறைவு பேச்சு (நேரம், யார், நீளம்)
11. ஹோட்டலுடனான காசோலை நேரத்தை ஒழுங்குபடுத்தவும்

4. விண்வெளி திட்டமிடுங்கள்

1. பங்கேற்பாளர்களின் எண்ணிக்கை நிர்ணயிக்கவும்
2. திட்டமிட்ட அமர்வு ஏற்பாடு (வரிசைகள் எதிராக அட்டவணைகள்)
3. ஸ்பேஸ் கணக்கிட வேண்டும்
4. அந்த அளவுக்கு கிடைக்கக்கூடிய இடங்களைக் கண்டறியும் இடங்கள் (செலவுகள், இடம், சேவைகள் உள்ளிட்டவை)
5. ஒவ்வொரு நாளும் மற்றும் மொத்த எண்ணிக்கையிலான பேச்சாளர்கள் எண்ணிக்கை
6. தேவையான உதவியாளர்களின் எண்ணிக்கை மற்றும் வகைகளைத் தீர்மானித்தல்
7. எத்தனை பங்கேற்பாளர்கள் / பேச்சாளர்கள் / பணியாளர்களுக்கு அறைகள் வேண்டும் என்பதைக் கண்டுபிடிக்கவும்
8. கிடைக்கக்கூடிய இடங்களுடன் செலவுகள் மற்றும் தேதிகளை பேச்சுவார்த்தை செய்யவும்
9. தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட இருப்பிடத்துடன் ஒப்பந்தத்தில் கையெழுத்திடுங்கள்

5. நிகழ்வு வெளியீடு

1. நிகழ்வு இருப்பிடத்துடன் எல்லா விவரங்களையும் முடிக்கவும்
2. பங்கேற்பாளர்கள் அறிவிக்கப்பட்டுள்ளனர் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்
3. தலைப்பு மற்றும் வழங்கல் நேர / நாள் அனைத்து பேச்சாளர்களுக்கு தெரிவிக்கவும்
4. கடமைகள் மற்றும் மாற்றங்கள் அனைத்து ஆதரவு ஊழியர்கள் தெரிவிக்க
5. பங்கேற்பாளர்களிடமிருந்து RSVP களைப் பெறுங்கள்
6. தேவைக்கேற்றவாறு மாற்றுவோர் பங்கேற்பாளர்களுக்கு தெரிவிக்கவும்

6. பின்தொடர்

1. அனைத்து பேச்சாளர்களிடமும் வரைவு உரைகளைப் பெறவும்
2. இறுதி உரையாடல்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும்
3. அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும், பேச்சாளர்கள், பணியாளர்களுக்கான பெயர் குறிச்சொற்களைப் பெறுங்கள்
4. பங்கேற்பாளர்களுக்கு ஏதாவது பொருட்கள் மற்றும் பரிசுகளை வாங்கவும்
5. நிகழ்வு இருப்பிடத்துடன் மீண்டும் உறுதிப்படுத்துக

7. விமர்சனம் மற்றும் விகிதம்

1. அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் திருப்திகரமான ஆய்வு அனுப்பவும்
2. எல்லா பேச்சாளர்களுக்கும் மதிப்பாய்வு கணக்கை அனுப்பவும்
3. எல்லா பேச்சாளர்களுக்கும் ஊழியர்களுக்கும் நன்றி தெரிவிக்கவும்
4. திட்ட குழுவுடன் நெருக்கமான சந்திப்பை நடத்தவும்

மேலும் திட்டமிடல்

திட்டத் திட்டம் வேலை முறிவு அமைப்பு (WBS) மேலே ஒரு நிறுவனம் சந்திப்பதற்கான ஒரு மாதிரி காட்டுகிறது. இது ஒரு வெளிப்பாடாகும். திட்ட குழு இன்னும் இந்த பொருட்களை வேலை மற்றும் அவர்கள் பல விரிவாக்க வேண்டும். கூடுதலாக, ஒவ்வொரு பணிக்கும் தேவையான நேரத்தில் வேலை செய்ய வேண்டும், பணிகளின் ஒப்பீட்டளவில் முக்கியம் மற்றும் பணிகளுக்கு இடையேயான உறவுகள் / சார்புகள் ஆகியவை அவசியம்.