ஒரு பயனுள்ள கூட்டம் நிகழ்ச்சித்திட்டத்தை எவ்வாறு அபிவிருத்தி செய்வது

ஒரு சந்திப்பு நிகழ்ச்சிநிரல் ஒரு கூட்டத்தில் நிறைவேற்றுவதற்கான பங்கேற்பாளர்கள் நம்புகின்ற பொருட்களின் பட்டியலாகும். கூட்டம் கூட்டத்திற்கு தயார் செய்ய, பங்கேற்பாளர்களுக்கு சந்தர்ப்பம் முன்னதாகவே ஒரு கூட்டம் முன்கூட்டியே 24 மணி நேரத்திற்கு முன்பே விநியோகிக்கப்பட வேண்டும். கூடுமானால் முடிந்தால், கூட்டத்திற்கு சில நாட்களுக்கு முன்னர் நிகழ்ச்சிநிரல் இருக்க வேண்டும்.

சந்திப்பு நிகழ்ச்சிநிரலை உருவாக்குதல்

முதலாவதாக, கூட்டத்தை திட்டமிடுவதற்கு உதவ, மற்ற ஊழியர்களுக்குத் தேவைப்படுகிறதா என்பதை அடையாளம் காணவும். பிறகு, கூட்டத்தை நடத்துவதன் மூலம் நீங்கள் நிறைவேற்றுவதை நம்புங்கள், உங்கள் சந்திப்பிற்காக செய்யக்கூடிய இலக்குகளை உருவாக்கவும். நீங்கள் அமைக்கும் குறிக்கோள்கள், பயனுள்ள சந்திப்புத் திட்டத்திற்கான வடிவமைப்பை உருவாக்கும். உங்கள் சந்திப்பின் காலப்பகுதியில் நியாயமாக முடிந்ததைவிட நீங்கள் திட்டமிடவில்லை என்று உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

ஸ்டீபன் கோவி "மிகவும் பயனுள்ள நபர்களின் 7 பழக்கவழக்கங்களில்", "மனதில் முடிவில்லாமல் தொடங்குங்கள்" என்றார். உங்கள் கூட்டத்தின் நோக்கம் கூட்டத்தின் கவனம், கூட்டம் நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் கூட்டம் பங்கேற்பாளர்கள் ஆகியவற்றை தீர்மானிக்கும்.

பின்னர், ஒவ்வொரு நிகழ்ச்சி நிரலுக்காகவும் நீங்கள் எவ்வளவு நேரம் எதிர்பார்ப்பீர்கள் என்று கருதுங்கள். சந்திப்பு ஒரு மணி நேரம் நீடிக்கும் என்றால், நீங்கள் ஐந்து நிகழ்ச்சி நிரல்களை வைத்திருந்தால், நீங்கள் பணிபுரியும் நேரத்தின் பொது யோசனை உங்களுக்கு அளிக்கிறது. ஒவ்வொரு நிகழ்ச்சி நிரலையும் சரியாக 12 நிமிடங்கள் இருக்க வேண்டும் என்று அர்த்தமல்ல, ஆனால் ஐந்து ஒருங்கிணைந்தவர்கள் அதை விட சராசரியாக அதிக நேரம் இருக்க முடியாது.

முடிவு செய்ய முடிவு

உங்கள் ஒட்டுமொத்த இலக்கை நிர்ணயித்த பிறகு, நீங்கள் அல்லது உங்கள் குழு சில தீர்மானங்களை எடுக்க வேண்டும். கூட்டத்தின் நோக்கம் அல்லது குறிக்கோளுடன் கூடுதலாக, உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலில் அடங்கும்:

• சந்திப்பிற்கான தேதி, நேரம் மற்றும் இருப்பிடம்
• கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் தேவை
• கலந்துரையாடலுக்கான பொருட்கள்
• நீங்கள் குழுவை எதிர்பார்க்கும் கால அளவு ஒவ்வொரு உருப்படியையும் விவாதிக்க வேண்டும்
• சந்திப்புக்கு முன் வேலை. இது எந்த வாசிப்பு, ஆவணமாக்கம், தரவு, ஒரு முன் கூட்டத்தில் இருந்து சந்திப்பு நிமிடங்கள், அல்லது உங்கள் உண்மையான சந்திப்பு வெற்றிகரமாக செய்யும் வேறு எந்த தயாரிப்பையும் உள்ளடக்கும். நீங்கள் பங்கேற்பாளர்களிடம் அவற்றை விநியோகிக்கும்போது, ​​சம்பந்தப்பட்ட ஆவணங்கள் சந்திப்பு அறிவிப்பு மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரலுடன் இணைக்கப்பட வேண்டும்.

பங்கேற்பாளர்களை அடையாளம் காண்பது

உங்கள் இலக்கை அடைய ஒரு கூட்டம் அவசியம் என்பதை நீங்கள் முடிவு செய்த பிறகு, நீங்கள் பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியலை உருவாக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு பணியாளரும் ஒவ்வொரு சந்திப்பிலும் கலந்து கொள்ளவோ ​​அல்லது பங்கேற்கவோ முடியாது, ஆனால் சரியான பங்கேற்பாளர்களை அழைப்பதன் மூலம் உங்கள் வெற்றி வாய்ப்பு அதிகரிக்கும். சில கேள்விகளைக் கேட்டு உங்கள் பங்கேற்பாளர்களைத் தீர்மானித்தல்:

• குழுவானது உருவாக்கும் தீர்வை யார் சொந்தமாக வைத்திருக்க வேண்டும்?
• குழு விவாதிக்கும் செயல்முறை யார்?
• நீங்கள் விநியோகிக்கிற தகவலை யார் அறிந்து கொள்ள வேண்டும்?
• முடிவெடுக்கும் வழிகாட்டலுக்கு தரவு மற்றும் உண்மைகளை யார் வழங்க முடியும்?
• குழுவோடு பகிர்ந்து கொள்ள அனுபவம் அல்லது நிபுணத்துவம் உள்ளவர் யார்?
• எந்த தீர்வையும் அல்லது செயல்களையும் நடைமுறைப்படுத்த யாரை ஆதரிக்க வேண்டும்?
• சந்திப்பு முடிவை நிறைவேற்றுவதற்கு அனுமதி அல்லது வளங்களை யார் வழங்க வேண்டும்?
• எந்த தீர்வையும் திசையையும் செயல்படுத்த யார் எதிர்க்கலாம்?

ஒழுங்காக திட்டமிடப்பட்ட கூட்டங்கள்

ஒவ்வொரு சந்திப்பிலும் ஒரு தனித்துவமான நிகழ்ச்சி நிரல் தேவை. பெரும்பாலான ஊழியர்கள் தங்கள் துறைகள் அல்லது பணிக்குழுக்களுக்கான முறையாக திட்டமிடப்பட்ட கூட்டங்களைக் கொண்டுள்ளனர். நீங்கள் பங்கேற்கும் அணிகள் மற்றும் திட்டங்கள் உள்ளன.

ஒவ்வொரு சந்திப்பிற்கும் புதிதாக உருவாக்கப்பட்ட ஒரு நிகழ்ச்சித்திட்டத்திற்கு ஒரு தொடர்ச்சியான திட்டம் தேவைப்படாது, ஆனால் உங்கள் குழு உங்கள் கூட்டத்திற்கு ஒரு நிலையான அணுகுமுறையை பின்பற்றுவதன் மூலம் நன்றாகப் பணியாற்றப்படும்.

வழக்கமாக திட்டமிடப்பட்ட பணியாளர் கூட்டம் மூன்று பிரிவுகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது, ஒவ்வொன்றும் நிலையான செயல்திட்டங்களைக் கொண்டுள்ளது:

1. தகவல் பொருட்கள்: ஒவ்வொரு சந்திப்பிற்கும் தகவல் கொடுக்கும் எந்த நிகழ்ச்சி நிரலையும் எழுதுங்கள். உதாரணமாக, மேலாளர் மூத்த நிர்வாக கூட்டத்தின் விளைவுகளை குழு புதுப்பித்துள்ளார்.
2. அதிரடி பொருட்கள்: நிகழ்ச்சி நிரலில் இடம்பெறும் ஒவ்வொரு குழுவும் ஒழுங்காக திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்பொன்றில் மதிப்பாய்வு செய்ய விரும்பும் எந்தவொரு உருப்பையும் நீங்கள் எதிர்பார்க்கலாம். உதாரணமாக, காலத்திற்கான பட்ஜெட்டில் செயல்திறன் மற்றும் செலவு சேமிப்பு மற்றும் தொடர்ச்சியான முன்னேற்றங்களை அடையாளப்படுத்துதல் குழு அடைய திட்டமிட்டுள்ளது.
3. முன்னோக்கு திட்டமிடல்: குழு திட்டமிட விரும்பும் அல்லது முன்கூட்டியே தயார் செய்ய விரும்பும் எந்தவொரு உருப்படியின் செயற்பட்டியலிலும் வைக்கவும். உதாரணமாக, அடுத்த மாதத்திற்கான குறுகிய கால இலக்குகள் அல்லது எதிர்வரும் பணிகளில் பணியாளர் உதவி தேவை.

உங்கள் சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்கும்போது இந்த வழிகாட்டுதல்களை நீங்கள் பின்பற்றினால், உங்கள் சந்திப்பு அதிக உற்பத்திக்கு உகந்ததாக இருக்கும்.

என்ன சேர்க்க வேண்டும்

தொடர்ந்து திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்பிற்கான ஒரு நிகழ்ச்சி நிரல், சில அடிப்படைப் பொருள்களை உள்ளடக்குவதன் மூலம் நீங்கள் விரும்பும் முடிவுகளை உருவாக்க உதவுகிறது:

• சூடான அப் மற்றும் வாழ்த்துக்கள். குழு எவ்வாறு சந்திக்கிறீர்கள் என்பதைப் பொறுத்து ஒரு சுருக்கமான ஐஸ் பிரேக்கரைக் கருதுக.
• சந்திப்பின் நோக்கம், நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் விளைவுகளையும் தயாரிப்புகளையும் மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
• மறுபரிசீலனை, சரியான (தேவைப்பட்டால்), மற்றும் முன் கூட்டத்தின் நிமிடங்களை ஒப்புதல்.
• குழு தேவை என்று பொருத்தமான துறை மற்றும் நிறுவன தகவலை வழங்குதல்.
• நடவடிக்கை பொருட்கள், செயல்திட்டங்கள், மற்றும் பொறுப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்தல். இலக்குகளை முன்னேற்றம் செய்ய குழுவை முன்னேற்றவும்.
• இந்த சந்திப்பிற்கான நிகழ்ச்சி நிரலைப் பற்றி விவாதிக்கவும், முடிவு செய்யவும்.
• அடுத்த படிகளை அடையாளம் காணவும்.

• அடுத்த கூட்டத்திற்கான நோக்கம், விளைவு மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரலை அடையாளம் காணவும்.
• கூட்டத்தின் முடிவில், கூட்டத்தின் போது மக்களால் செய்யப்பட்ட கடமைகளை கவனிக்க வேண்டும்.
• குழுவில் இல்லாதவர்களிடமிருந்து தேவையான எந்தவொரு உதவியையும் அடையாளம் காணவும் மற்றும் பங்கேற்பாளர்களை தொடர்பு கொள்ளவும்.
• சந்திப்பு பங்கேற்பாளர்களுக்கு வெளியே யாரைத் தெரிந்துகொள்ள வேண்டும் என்பதைத் தெரிந்துகொள்ளவும், நீங்கள் எவ்வாறு தொடர்புகொள்வீர்கள் என்பதைத் தீர்மானிக்கவும்.
• சந்திப்பின் 24 மணி நேரத்திற்குள் நிமிடங்களை விநியோகித்தல் அல்லது உடனடியாக குறிப்பு எடுத்தவர்கள் அவற்றை மின்னணு முறையில் எடுத்தால்.