பணியாளர் கோப்பு அணுகல் கொள்கை மற்றும் மாதிரிகள் இணைப்புகள்

அனைத்து மனித வள துறைகளும் விரிவான பதிவுகளை வைத்திருக்கின்றன. குறிப்பிட்ட கால இடைவெளியில் அவர்களில் பலரை வைத்திருக்க சட்டம் தேவைப்படுகிறது. ஊழியர்கள் இந்த பதிவுகளை கொண்டிருக்கிறார்கள் என்பதை நன்கு அறிந்திருக்கிறார்கள் (சிலர் அந்த நிறுவனத்தில் இருந்து நிறுவனம் நிறுவனத்திற்கு வருகிறார்கள், இது உண்மை அல்ல).

இந்த பதிவுகள் இருப்பதை ஊழியர்கள் அறிந்திருக்கிறார்கள் என்பதால், கோப்பில் உள்ளதைப் பார்க்க அவர்கள் அவ்வப்போது அவற்றைப் பார்க்க விரும்புவார்கள்.

ஊழியர் (மற்றும் முன்னாள் பணியாளர் அணுகல்) எவ்வாறு உங்கள் வணிகத்திற்கு பொருந்தும் எந்த சட்டங்களையும் மனதில் வைப்பது எப்படி என்பதை தீர்மானிக்கும் போது. பல மாநிலங்களில் தற்போதைய மற்றும் முன்னாள் பணியாளர்களுக்கு கிடைக்கக்கூடிய கோப்பின் குறிப்பிட்ட பகுதிகளை உருவாக்க ஒரு நிறுவனம் தேவைப்படும் சட்டங்கள் உள்ளன. உங்கள் கொள்கை அனைத்து சட்டங்களுக்கும் இணங்குகிறதா என்பதை உறுதிப்படுத்த உங்கள் வேலைவாய்ப்பு வழக்கறிஞருடன் சரிபார்க்கவும்.

உதாரணமாக ஃபெடரல் சட்டமானது, குறைபாடுகள் கொண்ட அமெரிக்கர்கள் தொடர்பான பதிவுகளை தனிப்பட்ட பதிவர்களிடமிருந்து பிரித்து வைக்க வேண்டும். உங்கள் நிறுவனம் HIPAA க்கு உட்பட்டிருந்தால், உங்கள் மருத்துவ பதிவேடு அதனுடன் இணக்கமாக இருப்பதை உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள்.

பணியாளர்களுக்கு அவர்களின் கோப்பில் பார்க்க நீங்கள் அனுமதிக்கின்ற காரியங்களில் நீங்கள் அதிக லாபம் பெற்றிருக்கலாம். ஆனால், ஒரு பணியாளர் குறிப்பிட்ட தகவல்களுக்கு அணுகல் இல்லை என்று நீங்கள் தீர்மானித்தாலும் கூட, குறிப்புகளை சரிபார்க்கும் போது, ​​தகவல்களைத் தேடக்கூடிய ஒரு வழக்கு வழக்கில் இருப்பதை நினைவில் கொள்ளவும்.

எனவே, உங்களுடைய பணியாளர்களை துல்லியமாக பதிவு செய்து, எல்லா நேரங்களிலும் சட்டத்தை பின்பற்றவும். பணியாளர் பதிவுகள் நகைச்சுவைக்கு உள்ளே அல்லது கருத்துரைகளுக்கு இடமில்லை. இவை சட்ட நீதிமன்றத்தில் நன்றாக நடக்காது.

ஒரு பொது விதியாக, பதிவுகள் ஒரு கேட்-கீப்பர் கொண்ட நடைமுறைகள் தொடர்ந்து மற்றும் தொடர்ந்து உறுதி. நீங்கள் ஒரு HR நிர்வாகி மக்களை தங்கள் பதிவுகளை மீண்டும் தங்கள் இடத்திற்கு அழைத்துச் செல்ல அனுமதிக்கவில்லை, மற்றொருவர் மறுப்பு தெரிவிக்கவில்லை.

அனைவருக்கும் ஒற்றை மூலத்தைப் பெற வேண்டுமென்றால், விஷயங்கள் நிலையானதாகவும், சட்டப்பூர்வமாகவும் இருக்கும். பதிவுகள் மற்றும் பதிவு வைத்திருத்தல் மற்றும் அணுகல் பற்றிய சட்டங்கள் தந்திரமானவை. நீங்கள் தேதி வரை இருப்பதை உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள்.

கீழே உள்ள கொள்கை உங்கள் வணிகத்திற்கான நல்ல தொடக்கமாகும், ஆனால் உங்கள் மாநில மற்றும் உள்ளூர் சட்டங்கள் மாறுபடலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.

மாதிரி ஊழியர் ரெக்கார்ட்ஸ் அணுகல் கொள்கை

ஊழியர்கள், முன்னாள் ஊழியர்கள் மற்றும் பணியாளர்களின் பிரதிநிதிகள் மனிதவள ஊழியர்களுக்கு முன்கூட்டியே அறிவிப்புடன் தங்கள் பணியாளர்களின் கோப்பில் சில உள்ளடக்கங்களைக் காணலாம். விண்ணப்பம், பதவி உயர்வு, ஒழுங்கு நடவடிக்கை மற்றும் பரிமாற்றம் போன்ற பணியாளர்களுக்கான தகுதிகள் தொடர்பான ஆவணங்கள் காணப்படலாம். கூடுதலாக, ஊழியர் பாலிசி கையெழுத்திடப்பட்ட படிவங்கள் மற்றும் பயிற்சி பதிவுகளை மறுபரிசீலனை செய்யலாம்.

பணியமர்த்தல் மதிப்பீடு அல்லது குறிப்பு காசோலைகள், மேலாண்மை, மருத்துவப் பதிவுகள், நீதித்துறை நடவடிக்கைகள் தொடர்பான ஆவணங்கள், மற்றொரு பணியாளரின் இரகசியத்தை மீறும் எந்தவொரு ஆவணத்தையும், பணியாளர் திட்டமிட்டத்திற்காக பயன்படுத்தப்படும் ஆவணங்கள் ஆகியவை அடங்கும் ஆவணங்களை உள்ளடக்கியது.

செயல்முறை

தங்கள் பணியாளர்களின் கோரிக்கையின் உள்ளடக்கங்களை மறுபரிசீலனை செய்ய விரும்பும் ஒரு ஊழியர், மனித வளம் 24 மணிநேர அறிவிப்புடன் (வார இறுதி நாட்கள் தவிர்த்து) தொடர்பு கொள்ள வேண்டும். முன்னாள் ஊழியர்கள் அல்லது மனிதவள ஊழியர்களுக்கு தெரியாதவர்கள், அடையாள அட்டை மற்றும் / அல்லது பணியாளர் கோப்பை அணுகுவதற்கான அனுமதியை வழங்க வேண்டும்.

ஊழியர்கள் ஒரு மனித வள ஊழியர் நபர் முன்னிலையில் தங்கள் பணியாளர்களை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்.

பணியாளர்கள் பணியாளர் கோப்பின் எந்தப் பகுதியிலிருந்தும் நீக்க முடியாது.

கோப்பின் கோப்பின் அல்லது பகுதியின் பகுதிகளின் பணியிடத்தை ஊழியர் கோரலாம். காரணத்திற்காக, மனிதவள ஊழியர்கள் நபர் புகைப்படங்களை வழங்குவார். விரிவான நகலைப் பெறுவதற்காக, ஊழியர் புகைப்படங்களுக்கு பணம் செலுத்த வேண்டும்.

மனித ஊழியர் ஊழியர் ஒருவர் முன்னிலையில், ஊழியர் ஒருவர் தனது ஆவணத்தில் ஒரு ஆவலுடன் மகிழ்ச்சியடையவில்லை என்றால், ஊழியர் ஒரு விளக்கம் அல்லது விளக்கத்தை எழுதி அதை விவாதிக்கக்கூடிய ஆவணத்துடன் இணைக்கலாம். எந்த சூழ்நிலையிலும் HR ஊழியர்கள் அல்லது ஊழியர் உண்மையான ஆவணத்தை மாற்றியமைப்பார்.

ஊழியர் கோப்பில் இருந்து நீக்கப்பட்ட ஆவணத்தை ஊழியர் கேட்கலாம். மனித வள ஊழியர் ஒப்புக் கொண்டால், ஆவணம் நீக்கப்படலாம். மனித வளம் ஊழியர் ஒருவர் மறுக்கிறார் என்றால், நிறுவனம் திறந்த கதவு கொள்கையில் பரிந்துரைக்கப்பட்ட முறையில் முறையிடலாம்.

உங்கள் நிறுவனத்திற்கான உங்கள் சொந்த பணியாளர் அணுகல் கொள்கையை உருவாக்கும்போது இந்த கொள்கை பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்று நீங்கள் நம்புகிறீர்கள். உங்கள் நிறுவனத்தின் தேவைகளையும் கலாச்சாரத்தையும் பொருத்துக்கொள்வதற்கு பாலிசியைத் தனிப்பயனாக்கவும்.