பணியாளர் கோப்புகள் கண்ணோட்டம் மற்றும் மாதிரி கோப்பு கொள்கை

ஒரு ஊழியர் கோப்பு ஒரு தனிநபர் ஊழியருடன் முழு வேலைவாய்ப்பு உறவு பற்றிய வரலாறு மற்றும் நிலைப்பாட்டின் முதலாளிகளின் சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் ஆகும். மூன்று காரணங்களுக்காக ஒரு பணியாளர் கோப்பில் வேலைவாய்ப்பு ஆவணத்தை முதலாளிகள் பராமரிக்கிறார்.

• எந்தவொரு காரணத்திற்காகவும் நீங்கள் தகவலை அணுக வேண்டுமெனில், துல்லியமான தகவலை எளிமையாகவும் ஒழுங்கமைக்கவும் விரும்புகிறீர்கள். அவசர தொடர்புகள், பணியாளர் முகவரிகள், செயல்திறன் மதிப்பீடுகளின் கண்காணித்தல், ஒழுங்குமுறை கடிதங்கள், ஊழியர் அங்கீகாரம் மற்றும் வேலைவாய்ப்பு விண்ணப்பப் பொருட்கள் ஆகியவற்றை மாற்றுவது, முதலாளிகள் விரைவான அணுகலை பெற விரும்பும் தகவல்களின் உதாரணங்கள்.
• ஊழியர் தேர்வு, செயல்திறன், பணி வரலாறு, இழப்பீட்டு நியதி மற்றும் உள் ஊக்குவிப்பு பயன்பாடுகள் போன்ற சில பணியாளர்களின் பிரச்சினைகள் பற்றி ஒரு ஆவணத்தை வைத்திருக்க வேண்டும்.

  ஒரு EEOC கூற்று, ஒரு வழக்கு அல்லது ஒரு பணியாளருக்கு உயர்த்தப்பட்டோ அல்லது ஊக்கத்தொகை இல்லாதிருப்பதை நியாயப்படுத்தும் தேவையோ கூட முதலாளி பணியாளர் ஆவணங்கள் இந்த வகை சேகரித்து வைத்திருக்க வேண்டும்.

• முதலாளிகள் அல்லது மாநில அரசாங்கங்கள் முதலாளிகளுக்கு வைத்திருக்க வேண்டிய சில பணியாளர்களின் பதிவுகள் தேவைப்படுகின்றன. ஒரு பணியாளர் கோப்பு ஊழியர் தகவல் ஏற்பாடு அணுகல் மற்றும் சட்ட இணக்கம் மற்றும் தயாராக உள்ளது.

பணியாளர் கோப்புகள் வகைகள்

ஒரு முதலாளி பொதுவாக பல வகையான பணியாளர்களின் கோப்புகளை வணிக பயன்பாட்டிற்காக, ஊழியர் ரகசியத்திற்காக, மருத்துவ தனியுரிமைக்காக, சட்டரீதியான இணக்கத்திற்காக பராமரிக்கிறார். எந்த ஒரு சட்டமும் இல்லை என்று சொல்லும் சட்டத்தை எத்தனை கோப்புகள் வைத்திருக்க வேண்டும் என்று எனக்கு தெரியாது.

இருப்பினும், பல சட்டங்கள் உள்ளன, பணியாளர்களின் ரகசியத்தன்மைக்கான பணியாளர்களுக்கு சிறந்த நடைமுறைகள் உள்ளன, அவை பணியாளர்களின் கோப்புகளின் உள்ளடக்கத்தை நிர்வகிக்கின்றன, அந்த தகவலை அணுகக்கூடியவர்கள். இவை அமெரிக்காவின் பெரும்பாலான முதலாளிகளால் பராமரிக்கப்படும் பணியாளர்களின் கோப்புகள். (உலகளாவிய சட்டங்கள் மற்றும் நடைமுறைகள் வேறுபடுகின்றன.)

• பணியாளர் கோப்பு: இது வேலைவாய்ப்பு உறவின் வரலாற்றைக் கொண்ட முக்கிய ஊழியர் கோப்பாகும்.
• சம்பள கோப்பு: சம்பளம் மற்றும் நலன்களைப் பற்றிய அனைத்து ஊதிய விஷயங்களுக்கான தனி கோப்பை நீங்கள் பராமரிக்க வேண்டும்.
• பணியாளர் மருத்துவ கோப்பு: ஃபெடரல் ஹெல்த் இன்சூரன்ஸ் போர்டேபிளிட்டி மற்றும் 1996 ன் பொறுப்பு (HIPAA) பணியாளர் மருத்துவ பதிவுகளை ரகசியமாக பாதுகாக்க முதலாளிகள் தேவை.
• I-9 ஊழியர் படிவங்கள்: உங்களுடைய பிரதான, இரகசிய ஊழியர் பணியாளர்களின் கோப்புகளைக் கவனித்து, பல்வேறு சூழ்நிலைகளில் இந்த படிவங்களை சரிபார்க்க அதிகாரமுள்ள அரசாங்க ஊழியர்களை நீங்கள் விரும்பவில்லை என்பதால் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் (நான் ஒரு ஊழியருக்கு அல்ல) ஒரு தனி கோப்பை பராமரிக்க வேண்டும்.

பணியாளர் கோப்புகளை பணியாளர் அணுகல்

ஊழியர்கள் மனிதவள ஊழியர்களின் வழிகாட்டுதல் மற்றும் மேற்பார்வையின் கீழ் தங்கள் ஊழியர் பணியாளர்களின் கோப்புகளை அணுக அனுமதிக்கப்படுகின்றனர். பணியாளர் பணியிடங்களை பராமரிக்கவும் பாதுகாப்பிற்காகவும் பணியமர்த்துபவரின் பணமாகக் கருதப்படுகிறது.

மாதிரி பணியாளர் கோப்பு கொள்கை

உங்கள் நிறுவனத்தில் பயன்பாட்டிற்கான ஒரு மாதிரி பணியாளர் கோப்பினைத் தொடர்ந்து பின்பற்றுவது. இது பரிந்துரைக்கப்படுகிறது மற்றும் ஒவ்வொரு கோப்பு அணுகல் வேண்டும் என்று பல்வேறு கோப்புகளை விவாதிக்கிறது.

மாதிரி கொள்கை

நிறுவனத்தின் ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் மூன்று ஊழியர் கோப்புகளை பராமரிக்கிறது.

ஒரு பணியாளர் கோப்பு (உங்கள் நிறுவனத்தின் பெயர்) ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் பராமரிக்கப்படுகிறது. இந்த நபர்கள் கோப்புகளை இரகசிய ஆவணங்கள் கொண்டிருக்கின்றன மற்றும் மனித வள ஊழியர்கள் நிர்வகிக்கப்பட்டு பராமரிக்கப்படுகின்றன.

இந்த கோப்பிற்கான அணுகல் HR ஊழியர்களுக்கு மட்டுப்படுத்தப்பட்டுள்ளது, ஒவ்வொரு ஊழியரின் மேலாளர் பணியாளரின் பணி செயல்திறனுடன் தொடர்புடைய ஆவணங்களுடன் தனது சொந்த கோப்பை பராமரிக்கிறார் என்று கருதுகிறார்.

ஒரு பணியாளர் கோப்பில் உள்ள பொதுவான ஆவணங்கள் வேலைவாய்ப்பு விண்ணப்பம், ஒரு குடும்ப அவசரகால தொடர்பு வடிவம், ஒழுங்கு நடவடிக்கை வரலாறை, ஒரு விண்ணப்பம், ஊழியர் கையேடு மற்றும் வேலை செய்யும் முதலாளிகளின் கையொப்பம், தற்போதைய தனிப்பட்ட தகவல்கள் மற்றும் பணி குறிப்புகள் ஆகியவை அடங்கும்.

அனைத்து பணியிட கோப்புகளும் அதே ஆவணங்களைக் கொண்டிருக்கவில்லை, ஆனால் ஒவ்வொரு பணியாளரின் கோப்புகளும் சில ஆவணங்களைக் கொண்டிருக்கின்றன.

சம்பளப்பட்டியல் கோப்புகள் மேலும் பராமரிக்கப்படுகிறது; ஊதிய கோப்புகள் பணியாளர் வேலைகள், துறைகள், இழப்பீட்டு மாற்றங்கள் மற்றும் பலவற்றின் வரலாற்றைக் கொண்டிருக்கின்றன. ஊதிய கோப்பு அணுகல் பொருத்தமான கணக்கியல் மற்றும் மனித பணியாளர்கள் மட்டுமே.

ஒரு பணியாளர் மருத்துவ கோப்பு மேலும் பராமரிக்கப்படுகிறது. மனித வளம் நியமிக்கப்பட்ட ஊழியர்களையும் மற்றும் பதிவேட்டில் வைக்கப்பட்டுள்ள ஊழியரையும் தவிர வேறு எவருக்கும் மருத்துவ கோப்பின் உள்ளடக்கங்கள் கிடைக்கவில்லை. உங்கள் நிறுவனத்தின் பெயரில்), மருத்துவக் கோப்புகள் மிக உயர்ந்த அளவு பாதுகாப்பான சேமிப்பு மற்றும் ரகசியத்தன்மையைப் பெறுகின்றன.

ஒரு சாதாரண மனிதர் அலுவலகத்தில் ஒரு மனித ஊழியர் ஊழியரைத் தொடர்புகொள்வதன் மூலம் ஒரு ஊழியர் தனது பணியாளரைக் காணலாம். ஊழியர் ஒருவர் பணியாளர் பணியாளரின் முன்னிலையில் காணப்பட வேண்டிய அவரின் பணியாளரின் கோப்பில் எந்தவொரு ஆவணத்தையும் மாற்றவோ அல்லது நீக்கவோ முடியாது.

எனவும் அறியப்படுகிறதுஊழியர் கோப்புகளை, பணியாளர் பதிவுகளை, மனித வள ஆதார கோப்புகள், ஆவணங்கள்

மறுப்பு - தயவு செய்து கவனிக்கவும்:

சுசான் ஹீட்ஃபீல்ட் இந்த இணையத்தளத்தில் இருவரும் துல்லியமான, பொதுவான உணர்வு, நெறிமுறை மனித வள மேலாண்மை, முதலாளியிடம் மற்றும் பணியிட ஆலோசனையை வழங்க ஒவ்வொரு முயற்சியையும் மேற்கொள்கிறார், மேலும் இந்த இணையதளத்திலிருந்து இணைக்கப்பட்டுள்ளார், ஆனால் அவர் ஒரு வழக்கறிஞர் அல்ல, தளத்தில் உள்ள உள்ளடக்கம், அதிகாரப்பூர்வமற்றது, துல்லியத்திற்கும் சட்டப்பூர்வத்திற்கும் உத்தரவாதமளிக்கப்படவில்லை, மேலும் சட்ட ஆலோசனை என கருதப்பட வேண்டியதில்லை.

இந்த தளம் உலகளாவிய பார்வையாளர்கள் மற்றும் வேலைவாய்ப்பு சட்டங்கள் மற்றும் விதிமுறைகளை மாநிலம் மற்றும் நாட்டிற்கு நாடு வேறுபடுத்துகிறது, எனவே உங்கள் பணியிடத்திற்காக அவர்கள் அனைவருக்கும் தளம் உறுதியானதாக இருக்க முடியாது. சந்தேகமில்லாமல், உங்கள் சட்டப்பூர்வ விளக்கம் மற்றும் முடிவுகளை சரியாகச் செய்ய மாநில, மத்திய, அல்லது சர்வதேச அரசாங்க ஆதாரங்களிலிருந்து சட்ட ஆலோசனை அல்லது உதவியை எப்பொழுதும் பெறவும். இந்த தளத்தின் தகவல் வழிகாட்டுதல், கருத்துகள் மற்றும் உதவி ஆகியவற்றிற்கு மட்டுமே.