பணியாளர் பணியிடங்களை எங்கு வைத்திருக்க வேண்டும்?

முதலாளிகள் உங்களுடைய பொது ஊழியர்களின் பதிவுகளில் ஒரு குறிப்பிட்ட பொருளை வைக்கக்கூடாது. உங்கள் பணியாளர் பணியிடங்களின் கோப்புகள் மற்றும் பதிவேடுகளின் உள்ளடக்கங்கள் பொதுவாக மனித வள ஊழியர்கள், பணியாளர் மற்றும் ஊழியர் மேலாளர் அல்லது மேற்பார்வையாளர் ஆகியவற்றில் சில நிறுவனங்களில் அணுக முடியும்.

மற்றவர்கள், அணுகல் HR ஊழியர்களுக்கு மட்டுப்படுத்தப்பட்ட மற்றும் ஊழியர்கள் தங்கள் பதிவுகள் அணுக முடியும். வழக்கறிஞர்கள் வழக்குகள் மற்றும் சமமான வேலை வாய்ப்பு ஆணையம் (EEOC) புகார்களைப் பொறுத்தவரையில் பணியாளர்களின் பதிவேடுகளின் உள்ளடக்கங்களைக் கொள்ளலாம். ஒரு முன்னாள் ஊழியர் தனது பணியாளர்களின் பதிவுகளை கோரியுள்ளார்.

சிறந்த நடைமுறையில் மனித வள ஊழியர்கள் உறுப்பினர்களால் மட்டுமே அணுக முடியும். மற்ற ஊழியர்களிடம் அணுக முடியாதபடி சேமிப்பிட பகுதியிலுள்ள பூட்டு மற்றும் விசையின் கீழ் நீங்கள் பணியாளர்களின் கோப்புகளை வைத்திருக்க வேண்டும்.

உங்கள் பணியாளர்களின் பணியாளர்களின் பதிவுகள் மற்றும் சாத்தியமான பார்வையாளர்களின் அனைத்து பார்வையுடனும், உங்கள் பணியாளர் பணியாளர்களின் பதிவுகளில் ஒரு ஊழியர் வேலைவாய்ப்பு வரலாற்றின் பொருத்தமற்ற, உண்மையான ஆவணங்களை பராமரிப்பதற்கு ஒரு முதலாளி கவனமாக இருக்க வேண்டும்.

இதன் விளைவாக, நீங்கள் உங்கள் நிறுவனத்தின் பணியாளர்களின் பதிவுகளில் தக்க வைத்துக் கொள்ளும் ஆவணங்கள் இந்த பொதுவான வழிகாட்டுதல்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.

பணியாளர் பணியாளர் கோப்பின் பொருளடக்கம் வழிகாட்டுதல்கள்

ஊழியர்கள் பதிவுகளில் தகவல் உண்மையாக இருக்க வேண்டும்.

மேற்பார்வை அல்லது மனித வள ஊழியர்கள் கருத்துக்கள்; சீரற்ற குறிப்புகள்; வதந்திகள்; ஆதாரமற்ற வதந்திகள்; கேள்விகள், அறிக்கைகள், அல்லது தெரியாத மற்ற ஊழியர்களிடம் இருந்து தட்டிலெல்லால் குற்றச்சாட்டுகள்; குற்றச்சாட்டுகள் தொடரப்படவில்லை, விசாரணை செய்யப்பட்டு, முடிக்கப்படவில்லை; மற்றும் வேறு எந்த உண்மையான தகவல், வர்ணனை, அல்லது குறிப்புகள் ஒரு ஊழியர் பணியிட கோப்பு இருந்து விலக்கப்பட வேண்டும்.

ஒரு ஊழியர் பணியாளர் பதிவில் ஒரு HR மேலாளர் தாக்கல் செய்திருப்பது ஆபத்தான வர்ணனையின் மோசமான உதாரணங்களில் ஒன்று. ஒருவர் கூறியதாவது: "தேவைக்கு ஏற்றவாறு மெதுவாக இறங்குவதற்கு மிகவும் கொழுப்பு." ஊழியர், வழக்கறிஞர், எதிர்கால ஊழியர்கள் மற்றும் மேற்பார்வையாளர்கள் ஆகியோரைப் போன்ற கருத்துக்களைப் படியுங்கள்.

மற்றொரு நிறுவனத்தில், மேலாளர்கள் மற்றும் மற்றவர்கள் பணியாளரின் கோப்புகளில் மேலாளர்கள் மற்றும் மற்றவர்கள் "மேரி கோபமடைந்ததால் அவள் கோபமடைந்துவிட்டதால், அவளுடைய பணி முடிந்தவுடன் அவளுடைய மேலாளருடன் கூட வேலை செய்வதை குறைத்து மதிப்பிட்டார்" என்று மேலாளர் கூறுகிறார். பிரச்சனை பார்க்கவா?

பணியாளர்களின் பதிவுகள் அவற்றின் பொருத்தமான கோப்பு இடங்களில் கவனமாக ஒதுக்கப்பட வேண்டும்.

மாநில மற்றும் மத்திய சட்டங்களை அடிப்படையாகக் கொண்ட உங்கள் நிறுவன ஊழியர்களின் பதிவுகள், உடல்நல காப்பீட்டு வலைப்பின்னல் மற்றும் 1996 (HIPAA) மற்றும் வேலைவாய்ப்பு சிறந்த நடைமுறைகள் போன்ற வேலைவாய்ப்பு சட்டங்களின் அடிப்படையில் ஒரு நெறிமுறையை நிர்ணயிக்கவும்.

பின்னர், நெறிமுறைக்கு ஒட்டவும். நீங்கள் ஒரு மருத்துவ கோப்பில் சேர்ந்தபின், பணியாளரின் கோப்புக்குள் தள்ளிப்போகும் சீரற்ற டாக்டர் சாக்குகளை நீங்கள் கண்டுபிடிக்க விரும்பவில்லை. இல்லை, ஊதிய கோப்புகளில் ஊழியர் ஊக்குவிப்புக்கான நியாயமும் நியாயமும் உங்களுக்கு தேவை.

பணியாளர் கோப்பில் முன்னாள் முதலாளிகளுடன் விவாதங்களில் இருந்து பின்னணி சோதனை அல்லது குறிப்புகளை உள்ளடக்கிய ஒரு பணியமர்த்தல் முடிவின் பதிவுகளை நீங்கள் விரும்பவில்லை.

மேற்பார்வையாளர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் பணியாளர்கள் பதிவுகளில் ஆவணங்களை வைத்திருக்கும் மற்ற ஊழியர்கள் பயிற்சி தேவை.

ஒரு பணியாளர் பணியாளர் கோப்பில் அணுகல் மற்றும் ஆவணங்களை வைத்திருக்கும் எந்த நபரும் சரியான ஆவணங்களை எழுத பயிற்சி தேவை.

பணியாளர் ஒரு முழுமையான அழிவு என்று ஒரு ஊழியர் கண்டனம் உங்கள் ஊழியர்கள் பதிவுகளை எந்த பரிசுகளை வெல்ல முடியாது என்று. ஆனால், நியாயமற்ற மேற்பார்வையாளர்கள் இதேபோன்ற அறிக்கையை எழுதவும், பணியாளர் பணியிடங்களில் அவற்றை வைக்கவும் தெரிந்திருக்கிறார்கள்.

சிறந்த இன்னும், பதிவுகள் பொறுப்பு யார் உங்கள் அலுவலக ஊழியர்கள் நபர் அணுகல் கட்டுப்படுத்த மற்றும் ஒரு பணியாளர் கோப்பில் வைக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் என்ன வேண்டும் என்று தெரியும்.

நீங்கள் பணியாளர் பதிவுகளில் உள்ள தகவலை இருத்திடுங்கள்.

ஊழியர் வேலைவாய்ப்பு வரலாற்றின் சாதகமான மற்றும் எதிர்மறை அம்சங்களை உள்ளடக்கியது. பெரும்பாலும் அடிக்கடி, பணியாளர்கள் பதிவு ஒவ்வொரு எதிர்மறை நிகழ்வு வலியுறுத்துகிறது மற்றும் ஒவ்வொரு ஊழியர் அனுபவிக்கும் என்று சாதகமான கூறுகள் மிஸ். எழுப்புதல், பதவி உயர்வு, சிறந்த வெகுமதி, புகழ் பிரதிகள் மற்றும் நன்றி குறிப்புகளை சிந்தியுங்கள்.

தங்கள் புகார்தாரர்கள் மற்றும் உத்தியோகபூர்வ நிறுவன ஊழியர்களின் பதிவுகளைப் பற்றிய மேற்பார்வையாளரின் தனிப்பட்ட குறிப்புகள் ஆகியவற்றிற்கு இடையே உள்ள வித்தியாசத்தை அங்கீகரிக்கவும்.

செயல்திறன் மேம்பாட்டிற்காக, செயல்திறன் மேம்பாட்டிற்காக, இலக்குகளை முடிக்க, மேற்பார்வையாளரின் குறிப்புகள், உதாரணமாக, மேற்பார்வையாளரின் தனியார் கோப்பில், நிறுவனத்தின் உத்தியோகபூர்வ அலுவல் ஆவணங்களில் அல்லாமல், எழுப்புதல் மற்றும் செயல்திறன் மேம்பாட்டுத் திட்டங்களைத் தீர்மானிக்கவும்.

குறிப்புகளை எடுக்கும் மற்றும் அவற்றின் நிர்வாக கோப்பில் ஆவணங்கள் எவ்வாறு பராமரிக்கப்பட வேண்டும் என்பதை மேற்பார்வையாளர்களுக்கு பயிற்சி செய்வது அவசியமாகும். உண்மைகள், கருத்துகள் அல்ல, மற்றும் குறிப்பிட்ட எடுத்துக்காட்டுகளின் அதே அளவுகோல்கள், கேட்கப்படாதவை அல்ல, தனிப்பட்ட குறிப்புகளுக்கு பொருந்தும்.

மேற்பார்வையாளரின் தனிப்பட்ட குறிப்புகள் ஒரு வழக்கின் விதிமுறைகளில் விதிக்கப்படலாம், எனவே தனியார் குறிப்புகள் கூட எச்சரிக்கையுடன் பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. உத்தியோகபூர்வ ஊழியர் பணியாளர் கோப்பில் தங்கள் நிர்வாக கோப்பில் உள்ள பதிவேடுகளின் பிரதிகளை வைத்திருக்கும் மேற்பார்வையாளர்களின் நடைமுறை பரிந்துரைக்கப்படவில்லை.

ஆவணங்கள் மற்றும் நேர்காணல் குறிப்புகள் பணியமர்த்தல் ஒரு பிட் ஒரு பிட் முன்வைக்கின்றன.

சிறந்த நடைமுறையில் நீங்கள் ஒவ்வொரு நிலைப்பாட்டிற்கும் தனித்தனி கோப்பை பராமரிக்க வேண்டும், இது குறிப்புகளை அனுப்பும் வேலையில் இருந்து அந்த நிலைப்பாட்டை நிரப்புவதற்கு தொடர்புடைய எல்லா ஆவணங்களையும் உள்ளடக்குகிறது. பணியாளரின் பணியாளரின் விண்ணப்பத்திற்கு நீங்கள் பணியமர்த்தியோருக்கான விண்ணப்பத்தை நீங்கள் நகர்த்த வேண்டும், தவிர விண்ணப்பதாரர்கள் விண்ணப்பிக்கும் விண்ணப்பங்கள், மறைப்பு கடிதங்கள் மற்றும் பயன்பாடுகள் இந்த கோப்பில் உள்ளன.

தகுதியுள்ள பணியாளர்களின் தகுதிகளைப் பொருத்தமில்லாமல் பிரதிநிதித்துவப்படுத்துவதற்காக உத்தியோகபூர்வ சோதனை பட்டியல்களையும் வடிவங்களையும் இந்த கோப்பில் கொண்டுள்ளது மற்றும் மிகவும் தகுதியான வேட்பாளரை நியமிக்க உங்கள் முடிவை ஆதரிக்கிறது. பணியமர்த்தல் பணியின் போது எடுக்கப்பட்ட பணியமர்த்தல் நிர்வாகத்தின் கருத்துகளும் குறிப்புகளும் இந்தக் கோப்பில் இல்லை.

மனித வளங்கள் இந்த குறிப்புகள் ஒரு வேலை முடிவில் முழு ஆவணங்கள் பராமரிக்க, ஆனால் அவர்கள் பணியாளர்கள் பதிவுகள் சொந்தமானது இல்லை.

தொழில் முடிவுகளை பற்றி உண்மையான ஆவணங்கள்.

இந்த ஆவணங்கள், பதவி உயர்வு, பக்கவாத்திய வாய்ப்பு மற்றும் ஊதிய அதிகரிப்பு போன்ற பரிமாற்றங்களை உள்ளடக்கியது, அவை பணியாளர்களின் பதிவுகளில் அடங்கும். ஊழியர் பற்றி மேற்பார்வையாளரின் அல்லது மனிதரின் கருத்துக்கள் இல்லை. எழுதப்பட்ட எச்சரிக்கை போன்ற உத்தியோகபூர்வ ஒழுங்கு நடவடிக்கை ஆவணங்கள் பணியாளரின் பணியிட கோப்புறையில் உள்ளன.

பணியாளர் பதிவுகளில் இருக்கக்கூடாத ஆவணங்களின் குறிப்பிட்ட எடுத்துக்காட்டுகள்

பின்வரும் தகவலை பணியாளர் பதிவுகளில் வைக்கக்கூடாது. ஆவணங்கள் ஒரு தனி கோப்பிற்கு தேவைப்படலாம், மேற்பார்வை அல்லது நிர்வாக குறிப்புகளாக வகைப்படுத்தலாம் அல்லது ஒரு முதலாளியை வைத்துக்கொள்ளக்கூடாது.

• எந்த மருத்துவ தகவலும் மருத்துவ கோப்பில் உள்ளது.
• ஊதிய விவரங்கள் ஊதிய கோப்புகளில் உள்ளன.
• பணியாளர் சமூக பாதுகாப்பு எண்கள் அல்லது வயதை, இனம், பாலினம், தேசிய தோற்றம், இயலாமை, திருமண நிலை, மத நம்பிக்கைகள் மற்றும் போன்ற பணியாளர்களின் பாதுகாக்கப்பட்ட வகைப்பாடுகளைப் பற்றிய தகவலை பணியாளர் கோப்புகளில் வைக்காத ஆவணங்கள்.
• ஒரு பணியாளரின் பணியை நிர்வகிப்பதற்கான நோக்கத்திற்காக மேற்பார்வை ஆவணங்கள், இலக்குகள், கருத்துக்களை வழங்குவது போன்றவை, ஒரு தனியார், மேற்பார்வையாளர் அல்லது மேலாளர் சொந்தமான கோப்புறையில் சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும்.
• ஊழியர் புகார், சாட்சி நேர்காணல், ஊழியர் பேட்டி, கண்டுபிடிப்புகள், வழக்கறிஞர் பரிந்துரைகள் மற்றும் தீர்மானம், பிளஸ் அட்வான்ஸ் ஆகியவற்றைப் பற்றிய விசாரணையின் பொருள், விசாரணையின் படிவத்தில் இருந்து தனிப்பட்ட முறையில் பதிவு செய்ய வேண்டும்.
• ஒரு I-9 கோப்பு அல்லது இடம் உள்ள பணியாளர் I-9 படிவங்களை, ஊழியர் பணியாளர் பதிவிலிருந்து விலகி விடுங்கள்.
• குற்றவியல் வரலாறு, கடன் அறிக்கைகள், மற்றும் முன்னும் பின்னும், மேற்பார்வையாளர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் ஊழியர் அணுக முடியாது என்று ஒரு தனி கோப்பில் போதைப்பொருள் சோதனை முடிவுகள் உள்ளிட்ட பின்னணி காசோலைகளை வைக்கவும். SHRM இந்த தனி கோரிக்கையை பரிந்துரைக்கிறது அல்லது இந்த தகவலை பணியாளர் மருத்துவ கோப்பில் தாக்கல் செய்யலாம் என்று பரிந்துரைக்கிறது.
• சுய அடையாள அடையாள வடிவங்கள் மற்றும் அரசாங்க அறிக்கைகள் போன்ற பணியாளர்களின் சம வாய்ப்பு வாய்ப்புகள் பணியாளரின் கோப்பில் வைக்கப்படக்கூடாது அல்லது எங்கு மேற்பார்வையாளராகவும் அணுக முடியும்.

நீங்கள் இந்த வழிகாட்டுதல்களைப் பின்பற்றினால், உங்கள் நிறுவனம் சரியான இடங்களில் உண்மையான, ஆதாரப்பூர்வமான வேலைவாய்ப்பு வரலாறு மற்றும் பணியாளர் பதிவுகளை சிறப்பாக சேமித்து வைக்கிறது.

மறுப்பு: துல்லியம் மற்றும் சட்டப்பூர்வத்திற்கு உத்தரவாதமளிக்கப்பட்டிருக்கும் போது, ​​வழங்கப்பட்ட தகவல்கள், அங்கீகாரமற்றவை என்பதை நினைவில் கொள்ளவும். உலக அளவிலான பார்வையாளர்கள் மற்றும் வேலைவாய்ப்பு சட்டங்கள் மற்றும் விதிமுறைகளைப் படிப்பதன் மூலம் மாநிலத்தில் இருந்து நாடு மற்றும் நாட்டிற்கு நாடு வேறுபடுகிறது. உங்கள் சட்டப்பூர்வ விளக்கம் மற்றும் முடிவுகளை உங்கள் இருப்பிடத்திற்கு சரியாக உறுதிப்படுத்த சட்ட உதவி, அல்லது மாநில, மத்திய, அல்லது சர்வதேச அரசாங்க ஆதாரங்களிலிருந்து உதவி பெறவும். இந்த தகவல் வழிகாட்டல், கருத்துக்கள் மற்றும் உதவிகளுக்கானது.