வர்த்தகம் எழுதுதல் - மேலாண்மை மற்றும் தலைமை

வியாபார எழுத்தின் நோக்கம் வேறொருவரிடம் தகவலை தெரிவிப்பது அல்லது அவர்களிடமிருந்து தகவல்களைக் கோருவதாகும். வியாபாரத்திற்கான திறமையான எழுத்தாக இருக்க வேண்டும், நீங்கள் முழுமையான, சுருக்கமான மற்றும் துல்லியமானதாக இருக்க வேண்டும். வாசகர் நீங்கள் என்ன சொல்கிறீர்கள் என்பதைப் புரிந்துகொள்வது அல்லது கேட்பது எளிதில் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய வகையில் உங்கள் உரை எழுதப்பட வேண்டும்.

வியாபாரத்திற்கான நிறைய எழுத்துக்கள் சேதமடைந்தவை, மோசமாக எழுதப்பட்டவை, ஒழுங்கற்றவை, ஜர்கோனுடன் நிரம்பியுள்ளன, மற்றும் முழுமையற்றவை. பெரும்பாலும் இது நீண்ட அல்லது மிகவும் குறுகியதாக உள்ளது. இந்த அனைத்து பண்புகளும் செயல்திறன்மிக்க வணிக எழுத்துக்களுக்கு பங்களிக்கின்றன.

நீங்கள் ஒரு விற்பனையாளர் முன்மொழிவு, உங்கள் முதலாளிக்கு ஒரு மின்னஞ்சல் அல்லது ஒரு மென்பொருள் தொகுப்புக்கான ஒரு அறிவுறுத்தல் கையேடு ஆகியவற்றை எழுதுகிறீர்களோ, நீங்கள் பயனுள்ளவையாக இருக்க வேண்டிய சில படிகள் உள்ளன. இந்த ஐந்து படிகள் பின்பற்றவும்:

1. உங்கள் பொருள் ஒழுங்கமைக்கவும்
2. உங்கள் பார்வையாளர்களைக் கருதுங்கள்
3. உங்கள் எண்ணங்களை எழுதுங்கள்
4. உங்கள் பொருள் சரிபார்க்கவும்
5. உங்கள் பொருள் திருத்தவும்

அமைப்பு முக்கியம்

உங்கள் பொருளை ஒழுங்கமைக்கவில்லையென்றால் அது நன்றாக ஓடாது, அது உணராது. எழுதுதல் எளிய அல்லது சிக்கலானது. ஊழியர்களின் கூட்டத்தை அறிவிக்கும் மின்னஞ்சலை எழுதுகையில், இது உங்கள் எண்ணங்களைச் சேகரிப்பது போல் எளிது. மறுபுறம், நீங்கள் பூகோள ரீதியான மருந்து பரிசோதனையின் முடிவுகளை எழுதுகிறீர்களானால், பூர்த்தி செய்யப்பட்ட பொருளின் முன்கூட்டியே ஒரு சிக்கலான கோணத்தை உருவாக்க வேண்டும். எந்தவிதமான அமைப்பும் இல்லாமல் (உங்கள் எண்ணங்களை ஒழுங்கமைத்தல்) இல்லாமல் பணி என்பது என்னவென்றால், மிக முக்கியமான தலைப்புகளுக்கு முக்கியத்துவம் கொடுப்பதற்கு நீங்கள் விரும்பும் அல்லது தோல்வியடைய வேண்டிய அனைத்தையும் நீங்கள் சேர்க்கக்கூடாது.

ஒமிஷன் அல்லது தவறான கவனம் உங்கள் வணிக எழுத்து குறைவாக தெளிவாக இருக்கும்.

உங்கள் பார்வையாளரை அறியவும்

நீங்கள் எழுதத் தொடங்குவதற்கு முன்பு, உங்கள் நோக்கம் பார்வையாளர்களைப் பற்றி சிந்தித்துப் பாருங்கள். உதாரணமாக, உங்கள் நிறுவனத்தின் புதிய 401 (k) திட்டத்தைப் பற்றிய ஒரு விளக்கக்காட்சி உங்கள் CFO க்கும் ஊழியர்களுக்கும் கொடுக்கப்பட்ட அதே வெளிச்சம் இருக்கலாம், ஆனால் நீங்கள் சேர்க்கும் விவரங்களின் நிலை மாறுபடும். நீங்கள் தொனியை கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். உங்கள் குழுவிற்கு ஒரு விரைவான மின்னஞ்சல், வருடாந்திர நிறுவனம் பிக்னிக்கின் நினைவூட்டுதல், உங்கள் நிறுவனத்தின் வருடாந்த அறிக்கையினைப் பற்றி உங்கள் கவனத்தைத் திசைதிருப்பவேயில்லை.

மேலும், நீங்கள் சொல்வதைக் காட்டிலும் நீங்கள் கேட்க விரும்புவதைக் காட்டிலும் நீங்கள் கவனம் செலுத்தினால், உங்கள் பார்வையாளர்களுக்கு இன்னும் திறம்பட பேசுவீர்கள் என்பதை நினைவில் வையுங்கள்.

நல்ல எழுத்து பற்றி ஒரு வார்த்தை

நல்ல எழுத்தாளர்கள் வெவ்வேறு எழுத்து வடிவங்களைக் கொண்டிருக்கிறார்கள். சிலர் எல்லாவற்றையும் எழுதுவதற்கும் பின் மீண்டும் சென்று திருத்தவும் விரும்புகிறார்கள். மற்றவர்கள் அவர்கள் செல்லும்போது திருத்த விரும்புகிறார்கள். சில நேரங்களில் அவர்கள் விரும்பும் பாணியில் அவர்கள் எழுதுவதைப் பொறுத்து மாறுபடும்.

நீங்கள் எழுதுகையில் (அல்லது நீங்கள் திருத்தும்போது) நீளம் குறித்து எச்சரிக்கையாக இருக்க வேண்டும். உங்களுடைய அர்த்தத்தை தெளிவுபடுத்துவதற்கு போதுமான வார்த்தைகளை நீங்கள் பயன்படுத்த வேண்டும், ஆனால் அது தேவையற்ற சொற்களைப் பயன்படுத்துவதைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். வணிக எழுத்து தெளிவான மற்றும் சுருக்கமானதாக இருக்க வேண்டும், மெய்நிகர் மற்றும் புளூட்டரி அல்ல. நினைவில் வைத்து கொள்ளுங்கள், வியாபாரத்தில் எவரும் அவசியமில்லாததைக் கூட வாசிப்பதற்கு நேரமில்லை.

மறுபுறம், உங்கள் துண்டு மிகவும் குறுகிய செய்ய வேண்டாம். உங்களுடைய அர்த்தம் தெளிவானது மற்றும் தவறாகப் புரிந்து கொள்ளப்படாமல் போதும் என்று நீங்கள் எழுத வேண்டும். ஒரு கிடங்கில் உள்ள ஒரு கருவியைக் குறிக்கப்பட்டிருந்தால் "பயன்படுத்துவது நல்லது" என்று கற்பனை செய்து பாருங்கள். அந்த கருவியின் பொருள் நிறையப் பயன்படுத்தப்பட்டது என்றால், அல்லது சாதனத்தின் துண்டு இனி புதியது ஆனால் செயல்படவில்லை என்று அது தெளிவாக தெரியவில்லை. ஒரு சில கூடுதல் வார்த்தைகள் தெளிவான அர்த்தத்தை அளித்திருக்கும். வெவ்வேறு வாசகர்களிடம் வேறுபட்ட விஷயங்களைச் சொல்லலாம், ஏனெனில் ஜர்கோன் அல்லது சுருக்கங்களைப் பயன்படுத்துவதை தவிர்க்கவும்.

உங்களுடைய எழுதும் பாணியைப் பொருட்படுத்தாமல், அனைத்து எழுத்தாளர்கள் எழுத்துப்பூர்வமாக எழுத வேண்டும் மற்றும் அனைத்து எழுதப்பட்ட பொருள், மின்னஞ்சல்களையும் கூட திருத்த வேண்டும்.

சரிபார்த்தல் மற்றும் திருத்து

உங்களுடைய எழுதும் பாணியைப் பொருட்படுத்தாமல், அனைத்து எழுத்தாளர்கள் எழுத்துப்பூர்வமாக எழுத வேண்டும் மற்றும் அனைத்து எழுதப்பட்ட பொருள், மின்னஞ்சல்களையும் கூட திருத்த வேண்டும். நீங்கள் எழுதி முடித்துவிட்ட பிறகு, உங்கள் வேலையைச் சரிபார்த்துக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் அதை திருத்த வேண்டும். சரிபார்ப்பு என்பது உங்கள் தலைப்பில் இருக்கும் அனைத்து சொற்களும் காகிதத்தில் சரியாகச் செய்ததை உறுதிசெய்வதற்கு நீங்கள் எழுதியதை மீண்டும் படிக்கிறீர்கள். எங்கள் மூளை வேகத்தை விட வேகமாக வேலை செய்வதால், நீங்கள் வார்த்தைகளை விலக்கலாம், முடிவடைவதை நிறுத்தலாம் அல்லது தவறான homonym ஐப் பயன்படுத்தலாம் (எ.கா., "அவற்றின்" பதிலாக "அங்கே"). சரிபார்த்தல் இந்த பிழைகள் பிடிக்கும். வெளிப்படையாக, ஒரு வரி மின்னஞ்சல் சரிபார்த்தல் எளிதானது மற்றும் நீங்கள் தட்டச்சு செய்யும் போது அதை ஓரளவிற்கு பார்க்கும் போது.

எனினும், நீங்கள் ஒரு போதனை கையேடு எழுதினால், உங்கள் பிழைகாணல் மிகவும் சிக்கலானது மற்றும் நீண்ட நேரம் எடுக்க வேண்டும்.

உங்களுடைய பொருள் ஆதாரத்திற்கு பிறகு, அதை திருத்த நேரம். சில நேரங்களில் பிழை திருத்தும் மற்றும் திருத்தும் ஒரே நேரத்தில் செய்ய முடியும், ஆனால் அவை தொடர்ச்சியாக செய்யப்படும் போது அவை மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

பொருள் தொகுப்பை (மற்றும் படிக்க) சிறந்ததாக்குவதற்கு நீங்கள் எழுதியவற்றை சரிசெய்ய அல்லது மாற்றுவதே நீங்கள் திருத்தும் காரணம். வியாபாரத்திற்காக எழுதுகையில், பிழைகளை சரிசெய்து, முடிந்தவரை தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான உரையை உருவாக்குவதாகும்.

நீங்கள் ஒரு நாவலை எழுதுவதில்லை

நீங்கள் வியாபாரத்திற்காக எழுதுகிறீர்கள் என்றால் நீங்கள் அடுத்த "பெரிய அமெரிக்க நாவலை" எழுதுவதில்லை. உங்கள் எழுத்து தேவை என விளக்கப்படமாக இருக்க வேண்டும், ஆனால் நீங்கள் பெரிய வார்த்தைகள் மற்றும் பேச்சு புள்ளிவிவரங்கள் நிறைய பயன்படுத்தி தெளிவான வார்த்தை படங்களை வரைவதற்கு தேவையில்லை. நீங்கள் "கண்ணாடி இல்லங்கள்" என்றால் "கண்ணாடியிடம்" என்று எழுத வேண்டாம், "கண்ணாடி வீடுகளை" எழுதுங்கள்.