உங்கள் காகிதப்பணியை ஒழுங்கமைக்க எப்படி

உங்களுடைய முக்கியமான ஆவணங்களைப் பற்றி சிந்திக்க வேண்டிய ஒரே நேரம் அவர்களுக்கு தேவைப்படும் போதுதான். உங்களுடைய முக்கியமான ஆவணங்களை சேமித்து வைத்திருப்பது மற்றும் / அல்லது கடைசி முறையை நீங்கள் சேமித்து வைத்திருப்பது ஒரு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட மற்றும் மையப்படுத்தப்பட்ட அமைப்பு இல்லை என்பதால், நீங்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் அவற்றைத் தேட முடியாது, நீங்கள் வெறுமனே அதை மீண்டும் கடல் உங்கள் வீட்டில் அலுவலகத்தில் இருக்கும் ஆவணங்களை திரும்பப் பெறுவதற்குப் பதிலாக அதைத் திரும்பப் பெறுவதற்கு பதிலாக.

தொடங்குதல்

உங்கள் வீட்டிலிருந்தே உங்கள் முக்கியமான அனைத்து ஆவணங்களும் பரவியுள்ளதால், அவர்களுக்காக நிறைய நேரம் மற்றும் ஆற்றல் தேடுகிறீர்கள். நீங்கள் அவர்களை முற்றிலும் இழக்க நேரிடும். ஆனால் சில எளிய வழிமுறைகளால், இந்த வார இறுதியில் உங்கள் முக்கியமான காகித ஆவணங்களை ஒரு மணி நேரத்தில் ஏற்பாடு செய்யலாம்!

நீங்கள் ஒரு சிறிய இரு-இழுப்பான் தாக்கல் கேபினட் அல்லது ஒரு சிறிய தொங்கும் கோப்பு பெட்டியையும், பல வண்ண தொங்கும் கோப்புகளையும் (6 நிறங்கள்), மினிலா மூன்றாம்-வெட்டு மேல்புற தாவலை கோப்புறைகள் மற்றும் ஒரு தீயணைப்புப் பாதுகாப்பு (விருப்ப) தேவைப்படும். அல்லது பெரிய பைண்டர் மற்றும் டேப் செருகிகளை வாங்கலாம். உங்களுடைய பொருட்களைப் பெற்றுக்கொண்டால், உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்க நீங்கள் பின்பற்றும் ஆறு படிநிலைகள் இங்கே.

உங்கள் ஆவணங்கள் சேகரிக்கவும்

நீங்கள் உங்கள் முக்கிய ஆவணங்களை அனைத்தையும் ஒழுங்கமைக்கும் முன், அவற்றை கண்டுபிடிக்க வேண்டும். இது சில நேரங்களில் எளிதாக செய்யப்படுகிறது விட கூறினார்.

உங்கள் மேஜையில் அல்லது மேஜை மீது அடுக்கி வைக்கப்படும் தாள்களில் உங்கள் அலுவலக அலுவலகத்தையும் சரிபார்த்துக் கொள்ளுங்கள். உங்கள் சமையலறை countertops மற்றும் சமையலறை இழுப்பறை மற்றும் கூடைகள் குழப்பி காகித குவியல்களை சரிபார்க்கவும். உங்கள் படுக்கையறை அலங்கார நிபுணர் மற்றும் இரவுநேரத்தையொன்றைப் பாருங்கள் (காலையில் அவசர அவசரமாக விட்டுவிட்டு அவர்களைப் பற்றி மறந்துவிட்டேன்). கடைசியாக, ஆனால் குறைந்தது அல்ல, நீங்கள் தற்செயலாக இன்னும் சுமந்து செல்லும் முக்கிய ஆவணங்களுக்கான உங்கள் பணப்பையை அல்லது பெட்டிலை சரிபார்க்கவும்.

வகைப்படுத்தவும்

மிக முக்கியமான ஆவணங்கள் பின்வரும் ஆறு வகைகளில் ஒன்றாகும். பின்வருமாறு உங்கள் சேகரிக்கப்பட்ட ஆவணங்களை வரிசைப்படுத்தவும்:

1. வீடு மற்றும் சொத்து ரெக்கார்ட்ஸ் - அடமானம், சொத்து பத்திரம், வீட்டு மேம்பாட்டு திட்டங்கள் மற்றும் ரசீதுகள், பயன்பாட்டு கையேடுகள் மற்றும் உத்தரவாதங்கள், சொத்து வரி தகவல்கள், வீட்டு காப்பீடு கொள்கைகள் மற்றும் கையேடுகள்
2. ஆட்டோ ரெக்கார்ட்ஸ் - தலைப்புகள், பராமரிப்பு பதிவுகள், காப்பீட்டு கொள்கைகள் மற்றும் தகவல், கடன் தகவல் மற்றும் பணம் பதிவுகள்
3. உடல்நலம் ரெக்கார்ட்ஸ் மருத்துவ காப்பீடு, மருத்துவச் சலுகைகள், மருத்துவர் பில்கள், மருந்து பட்டியல்கள், வளைந்து கொடுக்கும் தகவல், மருத்துவ ரசீதுகள், மருத்துவ உத்தரவுகள், ஆயுள் காப்பீட்டுக் கொள்கைகள்

1. நிதிப் பதிவுகள் - வங்கி அறிக்கைகள், வரி வருமானம், வரி விலக்குகள் பதிவு செய்தல், முதலீட்டுப் பதிவுகள், கடன் பதிவுகள், கடன் அட்டை அறிக்கைகள்
2. மின்னணுவியல் பதிவுகள் - செல் போன் ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் கையேடுகள்; கணினிகள், மடிக்கணினிகள் மற்றும் ஐபாட்களுக்கான விற்பனை ரசீதுகள் மற்றும் உத்தரவாதங்கள்; கேபிள் மற்றும் இணைய திட்டங்கள் மற்றும் பில்கள்; வயர்லெஸ் திசைவி விற்பனை ரசீது மற்றும் கையேடு
3. தனிப்பட்ட பதிவுகள் - பிறப்புச் சான்றிதழ்கள், திருமண சான்றிதழ், விவாகரத்துச் சான்றிதழ், காவலில் உள்ள ஆவணங்கள், சமூக பாதுகாப்புத் தகவல், நோய்த்தடுப்பு பதிவுகள், பாஸ்போர்ட்ஸ், இராணுவ சேவை பதிவுகள், ஞானஸ்நானம் மற்றும் உறுதிப்படுத்தல் பதிவுகள், விழிப்புணர்வு, இறுதித் திட்டம் மற்றும் அடக்கம் தொடர்பான தளங்கள். நீங்கள் செல்லப்பிராணிகளை வைத்திருந்தால், இந்த வகை கால்நடை மற்றும் தடுப்பூசி தகவல்கள் போன்ற முக்கிய ஆவணங்களை நீங்கள் சேர்க்கலாம்.

உங்கள் முக்கிய ஆவணங்களைக் கண்டறியவும்

உங்கள் முக்கியமான ஆவணங்களில் பெரும்பாலானவை வழக்கமான தாக்கல் கேபினட் அல்லது போர்ட்டபிள் ஹேங்கிங் கோப்பு பெட்டியில் சேமிக்கப்படும். அங்க சிலர். இருப்பினும், அது உண்மையிலேயே ஒரு தீயணைப்பு பாதுகாப்பான அல்லது ஒரு பாதுகாப்பு வைப்பு பெட்டியில் சேமித்து வைக்கப்பட வேண்டும்.

முக்கிய ஆவணங்கள் மிகவும் கடினம் அல்லது மிகவும் நேரத்தை எடுத்துக்கொள்வதற்கான ஆவணங்கள் ஆகும். ஒரு இடைவெளி அல்லது கொள்ளையடிக்கும் நிகழ்வில் சமரசம் செய்யக்கூடிய முக்கியமான தனிப்பட்ட தகவலை அவை கொண்டிருக்கக்கூடும். இந்த நிகழ்வில், உங்கள் வீடு தீக்கிரையானால், இந்த முக்கிய ஆவணங்கள் அப்படியே இருக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்பினீர்கள்.

பெரும்பாலான மக்கள், பின்வரும் ஆவணங்களை முக்கியமாக கருதலாம்: சமூக பாதுகாப்பு தகவல், பிறப்புச் சான்றிதழ்கள், காப்பீட்டுக் கொள்கைகள், உங்கள் முகவர் தொடர்புத் தகவல், வில்ஸ், சொத்து செயல்கள், கார் தலைப்புகள், உங்கள் பாஸ்போர்ட் மற்றும் உங்களுடைய அசல் கையொப்பம் தேவைப்படும் எந்த ஒப்பந்தம் அல்லது ஒப்பந்தம்.

உங்கள் தீப்பொறி பாதுகாப்பிலோ அல்லது ஆஃப்லைட் ஸ்டோரேஜ் விருப்பத்திலோ நீங்கள் வைத்திருக்கும் முக்கிய ஆவணங்களின் முதன்மை பட்டியல் ஒன்றை உருவாக்கவும்.

உங்கள் கைப்பை நகல் செய்யவும்

ஒவ்வொரு நாளும் எங்கள் பணப்பரிமாற்றங்களில் எங்களுக்கு மிக முக்கியமான தகவல்கள் உள்ளன. உங்கள் பணப்பரிமாணத்தில் உள்ள அனைத்தையும் உங்களுக்குத் தெரியுமா? உங்கள் பணப்பை இழந்தால் அல்லது திருடப்பட்டால் என்ன செய்வீர்கள்?

உங்கள் ஓட்டுநர் உரிமம், கொடுப்பனவு அட்டை, உடல்நல காப்பீட்டு அட்டை (கள்), ஜிம்மை மளிகை கடை போன்ற விசுவாசமான அட்டைகள், கிடங்குக் கழகங்கள், மற்றும் மிக முக்கியமாக அனைத்து கடன் மற்றும் பற்று அட்டைகள் (நகலை முன் மற்றும் பின்புறம்) போன்ற பற்று அட்டைகள். உங்கள் மற்ற முக்கியமான காகித ஆவணங்களுடன் இந்த நகல்களை வைத்திருங்கள்:

படி ஐந்து: ஒரு எளிய தாக்கல் முறையை உருவாக்குங்கள்

எளிதில் தாக்கல் செய்யும் முறைமை, நீங்கள் அதை ஒரு நிலையான அடிப்படையில் பயன்படுத்த வேண்டும். முக்கிய ஆவணத்தின் ஒவ்வொரு பிரிவையும் எடுத்து அதை தொங்கும் கோப்பு வண்ணத்தை ஒதுக்கவும்:

• வீடு மற்றும் சொத்து ரெக்கார்ட்ஸ்
• ஆட்டோ ரெக்கார்ட்ஸ்
• உடல்நலம் ரெக்கார்ட்ஸ்
• நிதிப் பதிவுகள்
• மின்னணுவியல் பதிவுகள்
• தனிப்பட்ட பதிவுகள்

நீங்கள் ஒவ்வொரு வகையிலும் உள்ள ஆவணங்களின் எண்ணிக்கையிலான உங்கள் தாக்கல் செய்யும் முறையிலேயே தொங்கும் கோப்புகளின் பொருத்தமான எண்ணிக்கையைச் சேர்க்கவும்.

மானிலா கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தி ஒவ்வொரு பிரிவிலும் ஒவ்வொரு ஆவணத்திற்கும் ஒரு கோப்புறையை உருவாக்கவும். பொருத்தமான வண்ண தொங்கும் கோப்பு பிரிவில் கோப்புறைகளை வைக்கவும்.

நீங்கள் ஒரு பெரிய மூன்று-மோதிரத்தை வாங்கி மற்றும் தாவலை செருகிகளை வாங்கி இருந்தால், மேலே உள்ள பதிவு பெயர்களுடன் தாவல்களை லேபிள், காகித துளை அனைத்து ஆவணங்கள் மற்றும் அவற்றை ஏற்பாடு. ஆவணங்களை காகித துளை குத்தியதாக இருக்க கூடாது என்றால், காகித துளை ஒரு கோப்புறையை குத்துவேன் மற்றும் கோப்புறையில் ஆவணங்களை வைத்து.

இப்பொழுது, காகிதப்பணி உங்களுடையது அல்ல, இது உங்களுக்காக உற்சாகமான தருணமாக இருக்கலாம். இந்த ஆவணங்கள் அனைத்தையும் ஸ்கேன் செய்யலாம், அவற்றை ஒரு வன்வட்டில் சேமிக்கலாம், பின்னர் அனைத்தையும் கழிக்கலாம். சில கடிதங்கள் சிறப்பாக எஞ்சியுள்ள நிலையில் உங்கள் சொந்த விருப்பத்தை பயன்படுத்தவும். உங்கள் சிறந்த தீர்ப்பைப் பயன்படுத்தவும்.

தொடர்ந்து பராமரித்தல்

இப்போது உங்கள் முக்கியமான பத்திரங்கள் ஒழுங்கமைக்கப்படுகின்றன. ஒவ்வொரு மாதமும் நீங்கள் உங்கள் கட்டணத்தை செலுத்தும் போது, ​​உங்கள் கோப்புமுறையின் பொருத்தமான பிரிவில் எந்த புதிய ஆவணங்களையும் பதிவு செய்யுங்கள். அதே நேரத்தில், நீங்கள் தாக்கல் செய்த கணினியிலிருந்து இன்னொரு கணினியில் இருந்து நீக்கப்பட்ட எந்தவொரு ஆவணத்தையும் பார்க்கவும். அவற்றை மீண்டும் கோப்பி விடு. குறைந்தபட்சம் ஒரு வருடத்தில் இரண்டு முறை, உங்கள் தாக்கல் முறையிலுள்ள ஆவணங்களை ஏதேனும் சுத்திகரிக்கப்பட்டதா என்பதைப் பார்க்கவும். ஒரு நல்ல அட்டவணையை பின்பற்றுவதே முதல் ஆண்டு மற்றும் ஒவ்வொரு பள்ளி ஆண்டு முடிவிலும்.

ஒரு சிறிய முயற்சியுடன், உங்கள் முக்கியமான காகித ஆவணங்களை ஒழுங்கமைப்பதன் மூலம் நீண்ட கால நலன்களை நீங்கள் பெறலாம்.

எலிசபெத் மெக்ரரி திருத்தியது.