சந்திப்பு நிமிடங்கள் மற்றும் அவர்கள் ஏன் முக்கியம் என்பது பற்றி அறிக

சந்திப்பு நிமிடங்கள் கலந்துரையாடல்கள் மற்றும் கலந்துரையாடல்கள் மற்றும் கலந்துரையாடலின் போது கலந்துரையாடப்பட்டவை பற்றிய கலந்துரையாடல்களுக்கு தெரிவிக்க பயன்படுத்தப்படும் எழுத்துமுறை அல்லது பதிவு செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள் ஆகும். சந்திப்பு நிமிடங்கள் அல்லது குறிப்புகள் வழக்கமாக ஒரு நியமிக்கப்பட்ட சந்திப்பு நிமிடங்கள் ரெக்கார்டர் எடுத்துக்கொள்வதால் சந்திப்பின் போது துல்லியமான பதிவு உள்ளது.

நிமிடங்கள் பொதுவாக இதில் அடங்கும்:

• பங்கேற்பாளர்களின் பெயர்கள்
• நிகழ்ச்சி நிரல்கள் மூடப்பட்டிருக்கின்றன
• பங்கேற்பாளர்கள் முடிவு செய்தனர்
• பங்கேற்பாளர்களால் பின்பற்றப்பட்ட செயல்கள்
• கடமைகளை நிறைவேற்றுவதற்கான கால அவகாசம்
• எதிர்கால மறுஆய்வு அல்லது வரலாற்றுக்கு ஆவணப்படுத்தி மதிப்புள்ள ஏதேனும் பிற நிகழ்வுகள் அல்லது விவாதங்கள்

ஒரு வரலாற்று ஆவணமாக நிமிடங்கள் சந்தித்தல்

ஒரு வரலாற்று ஆவணம் என, நிமிடங்கள் ஒரு முடிவுக்கு வழிவகுத்த முக்கிய யோசனைகள் அல்லது விவாத புள்ளிகளை ஆவணப்படுத்த உதவுகிறது. உதாரணமாக, பயனுள்ள சந்திப்பு நிமிடங்கள், கலந்துரையாடப்பட்ட ஐந்து மாற்று வழிகளைக் குறிப்பிடலாம், மற்றவர்களுக்கெல்லாம் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட முக்கிய காரணம்.

வழக்கமான வணிக சந்திப்பிற்கான நிமிடங்கள் ஒவ்வொன்றும் ஒவ்வொரு விவாதத்திற்கோ அல்லது மாநிலத்திற்கோ விவரிக்கத் தேவையில்லை. நிச்சயமாக, சட்ட விவாதம் விவாதிக்கப்படும் நீதிமன்ற விசாரணைகள் மற்றும் சூழ்நிலைகள் போன்ற மற்ற வகையான கூட்டங்களுக்கு இது வித்தியாசமானது. இந்த வகையான சந்திப்புகள் உரையாடல் மற்றும் அறிக்கைகள் பற்றிய சரியான பதிவைக் கொண்டிருக்கின்றன. ஆனால், மனித வளங்கள் ஒரு வழக்கு பற்றி விவாதிக்கவில்லை என்றால், வழக்கமான பணியிட சந்திப்பு ஒவ்வொரு ஐயோடையும் ஆவணப்படுத்தாது.

எப்போது, ​​எப்படி சந்திப்பு நிமிடங்கள் பகிர்ந்து கொள்ளலாம்

பொதுவாக, சந்திப்பு நிமிடங்கள் ஒரு மடிக்கணினி அல்லது ஐபாட் போன்ற ஒரு மின்னணு சாதனத்தில் பதிவு செய்யப்பட்டு, எழுத்து, இலக்கணம் மற்றும் தெளிவின் விரைவான மறுபரிசோதனையைப் பின்தொடர்ந்து, சந்திப்பின் முடிவில் மின்னஞ்சலில் பங்கேற்பாளர்களுக்கு சந்திப்பதற்காக வழங்கப்பட்டது. இந்த வழி, பங்கேற்பாளர்கள் உடனடியாக தங்கள் கடமைகளை மற்றும் காலக்கெடுவை கவனிக்க வேண்டும் மற்றும் கேள்விகள் எழுப்ப அல்லது தெளிவு பெற முடியும். ரெக்கார்டர் நிமிடங்களை ஒலிபரப்ப விரும்புவதால் அல்லது பிழைகள் குறித்து சரிபார்க்க விரும்புவதால் இது சாத்தியம் இல்லை என்றால் கூட்டத்தைத் தொடர்ந்து 24 மணி நேரத்திற்குள் அவற்றை அவர் பரப்ப வேண்டும்.

நிமிடங்கள் கூட சந்திப்பிலிருந்த அர்ப்பணிப்புக் குழு உறுப்பினர்களின் நினைவூட்டலாகவும், பங்கேற்பாளர்கள் தங்கள் காலெண்டர்கள் மற்றும் தினசரி பணிக்கான பட்டியல்களுக்கு இந்த பொருட்களை பரிமாறவும் உதவும்.

அடுத்த சந்திப்பின் தொடக்கத்தில் ரெக்கார்டர் எப்பொழுதும் முந்தைய கூட்டத்தின் நிமிடங்களை மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டும், இதன் மூலம் மக்கள் துல்லியமாகவும் அடுத்த படிகள்க்காகவும் சரிபார்க்கவும் முடியும்.

கூட்டங்கள் எவ்வாறு நடத்தப்படுகின்றன என்பதை நிர்வகிப்பது எப்படி?

சந்திப்பின் வெற்றிக்கான சிக்கலான, நிமிடங்களில் பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் கலந்துகொள்ள முடியாத ஊழியர்களுக்கான சந்திப்பின் வரலாறு பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது. முழு கூட்டம் நிமிடங்கள் இல்லாமல், வெற்றிக்கான சந்திப்பின் எதிர்பார்ப்புகள் குறைந்துவிட்டன, ஏனென்றால் மக்கள் ஒரு சமநிலையில், ஒரே சமயத்தில் ஒரு செல்வந்தத் தகவல்களை உறிஞ்சி தக்கவைக்க முடியாது.

சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுக்கும் ஊழியர் வழக்கமாக குழுவின் உறுப்பினராக இருப்பார், கூட்டத்தில் கலந்துகொள்வதால் குறிப்புகள் எடுக்கும். சட்டரீதியான அல்லது அரசாங்க சம்பந்தமான நடவடிக்கைகள் அல்லது கார்ப்பரேட் குழு கூட்டங்களில் ஈடுபடுகின்ற கூட்டங்களில், ஒரு சார்பற்ற நபரை அதிகாரப்பூர்வமாக நிமிடங்களில் எடுத்து, வழக்கை பதிவுசெய்கிறது.

முக்கிய தகவலை துல்லியமாக பதிவு செய்ய, கூட்ட கூட்ட நிமிடம் ரெக்கார்டர் விவரம் மற்றும் கவனம் செலுத்த வேண்டிய திறனைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். நிமிடங்களை பதிவு செய்யும் போது இந்த பணியாளர் கூட்டத்தில் பங்கேற்க திறம்பட பலவகைப்படுத்த வேண்டும்.

சில நிறுவனங்களில், அதே ஊழியர் ஒவ்வொரு கூட்டத்திலும் நிமிடங்கள் எடுக்கும். அல்லது பணியாளர் பணியாளரிடம் பணியாளருக்கு அனுப்பலாம். நிமிடங்கள் ஓட்டுபவரின் பங்கு பயனுள்ள தலைமை மற்றும் தகவல் தொடர்பு திறன் ஆகியவற்றை உருவாக்குகிறது, இது ஒரு விரும்பத்தக்க வேலை.

சந்திப்பு நிமிடங்கள் ரெக்கார்டர் தேவைகள்

ரெக்கார்டருக்கான தேவைகள்:

• கூட்டங்களில் தயாரிக்கப்பட்ட தீர்மானங்கள், பொறுப்புகள் மற்றும் முக்கிய விவாத புள்ளிகள் ஆகியவற்றை துல்லியமாக பதிவு செய்யுங்கள்
• நடவடிக்கை எடுக்கும் உறுப்பினர்கள் மற்றும் நடவடிக்கை தேதிகளை பதிவு செய்ய வேண்டிய உறுப்பினர்கள் (நடவடிக்கை உருப்படிகள் இணைக்கப்பட்டிருக்கும், ஆனால் முறைகேடான பணியிட சந்திப்புகளில் என்ன கூறினீர்கள் என்று கூறவில்லை)
• கூட்டம் முடிவில் பிரதான முடிவுகள் மற்றும் பணிகள் அல்லது தன்னார்வ கடமைகள் மற்றும் நடவடிக்கை பொருட்களை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள்.
• ஒரு அணி வீரராக இருங்கள் மற்றும் நெகிழ்வாக இருப்பதால் பங்கேற்பாளர்கள் நிமிடங்களில் உடன்படாத எதையும் சேர்க்கலாம் அல்லது சரிசெய்யலாம்

• சந்திப்பிற்குப் பிறகு 24 மணி நேரத்திற்குள் சந்திப்பின் நிமிடங்களின் நகல்களை விநியோகிக்க துரிதமாக வேலை செய்யுங்கள்