வேலை திட்டங்களில் மாற்றங்களை நிர்வகித்தல்

திட்ட மேலாளர்கள் நிறைய நேரத்தை செலவிடுகிறார்கள் மற்றும் குழு இலக்குகளை உருவாக்குகிறார்கள். ஸ்பான்சர்கள், பங்குதாரர்கள் மற்றும் அணிகள், வேலை நேரம் மற்றும் வெளியீடு செயல்முறைக்கு மாற்றங்களை நிறைய நேரம் செலவழிக்கின்றன. ஒரு தெளிவான, சுலபமான மாற்றம் மேலாண்மை செயல்முறை மற்றும் பெரிய படத்தை ஒரு நிலையான கண் கொண்ட, விவரங்கள் மாற்றம் சில கூட, முன்னோக்கி நகரும் மற்றும் உங்கள் குளிர் வைத்து அனுமதிக்கிறது வைத்து நோக்கி ஒரு நீண்ட வழி செல்கிறது.

மாற்றத்தை ஏற்றுக்கொள்வதை ஏற்றுக்கொள்

திட்ட மேலாண்மை ஆயுட்காலம் கிட்டத்தட்ட ஒவ்வொரு கட்டத்திலும் மாற்றங்கள் ஏற்படுகின்றன. மாற்றங்கள் தவிர்க்க முடியாதவை என்பதை அறிந்திருப்பது - உண்மையில், பெரும்பாலும் நன்மை பயக்கும் - செயல்முறையின் சில பகுதிகள் சிறந்த திட்ட மேலாளர்கள் திட்டம் மற்றும் செயல்பாட்டுக்கு மிகவும் சுறுசுறுப்பான அணுகுமுறையை பின்பற்றுவதற்கு அனுமதிக்கிறது. அவர்கள் நடக்கும்போது திறம்பட மாற்றங்களைச் சமாளிப்பதற்கான உத்திகள் இருப்பதால், ஒவ்வொருவரிடமும் பரிசைக் காத்துக்கொள்வதற்கான வேகமான வழி, சில சமயங்களில் திசையில் நிலையான மாற்றங்கள் தோன்றக்கூடும்.

ஒரு வரையறுக்கப்பட்ட, கட்டமைக்கப்பட்ட மாற்றம் மேலாண்மை செயல்முறை உங்கள் மரணதண்டனை playbook ஆகும்; உங்கள் மூலோபாயம் 'பைபிள்'. இது உங்களுக்காக, பரிந்துரைகளை ஒரு தலைவராக எப்படி பிரதிபலிக்க வேண்டும் - கூட கோரிக்கைகளை - மேம்பாட்டு செயல்பாட்டில் மாற்றம். இது அனைத்து கட்சிகளின் இறுதி இலக்குகளை அடைவதற்கும் சில நேரங்களில் சகிப்புத்தன்மையுடன் ஒத்துழைப்புடன் இயங்குவதற்கும், அனுகூலமாகவும் உதவுவதற்கும் உதவுகிறது.

மாற்று மேலாண்மை செயல்முறை

மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறை இதைப் போன்றது:

• திட்டத்தில் செயல்முறை மாற்றத்திற்கான வேண்டுகோள் / கோரிக்கையைப் பெறவும்
• திட்ட வரவு செலவுத் திட்டத்தில் கவனம் செலுத்துவதற்கான கோரிக்கை / கோரிக்கையை மதிப்பிடுவது:
• பொருட்கள்
• எந்தவொரு பொருத்தமான அனுமதி தேவைகளும்
• மனித நேரங்கள்
• நேரம் இழந்தது / பெற்றது
• திட்டவட்டமான பங்குதாரர்களுக்கு / தயாரிப்பாளர்களிடம் சமர்ப்பிக்கவும் / உங்கள் பரிந்துரைகளை தொடர்பு கொள்ளவும்,
• தொடர அனுமதிக்க பங்குதாரர் முடிவு ஒப்புதல் அல்லது அறிவிப்பு பெறவும்

இதையொட்டி ஒவ்வொன்றும் ஒவ்வொரு படிவத்தையும் பார்ப்போம்:

திட்டத்தில் செயல்முறை மாற்றத்திற்கான வேண்டுகோள் / கோரிக்கைகளைப் பெறுதல்

நீங்கள் நூற்றுக்கணக்கான வழிகளில் திட்டத்தை மாற்றுவதற்கான கோரிக்கையைப் பெறுவீர்கள்: சந்திப்பில், மின்னஞ்சல் வழியாக, தொலைபேசியில், நீங்கள் மாலை அலுவலகத்தில் இருந்து வெளியேறும்போது, ​​நடைபாதையில்.ஒரு மாற்றத்திற்கான வேண்டுகோள் படிவத்தில் தகவலைப் பெறுவீர்கள், ஆனால் நீங்கள் உண்மையான வாழ்க்கையில் பல முக்கியமான பங்குதாரர்களே இந்த வகையான காகித வேலை முடிந்துவிட்டால் திட்ட மேலாளரின் வேலை என்பது நீங்கள் அறிவீர்கள். உங்கள் நிறுவனத்தில் அது இருக்கலாம்.

திட்ட மாற்றம் கோரிக்கை வார்ப்புரு (ஒரு நிமிடத்திற்கு மேல்) துல்லியமாக மற்றும் சுருக்கமாக கோரிக்கை அனைத்து விவரங்களையும் கைப்பற்ற வேண்டும், இருப்பினும் அவர்கள் உங்களுக்கு வருகிறார்கள். அனைத்து விவரங்களும் துல்லியமாக பதிவு செய்யப்படுவதை நீங்கள் உணர்ந்தால், அனைத்து புள்ளிகளும் முழுமையாகக் கலந்துரையாடப்பட்டிருந்தால் சரிபார்ப்புக்கு முன்னால் உள்ள படிவத்தை இயக்கவும்.

மாற்றங்கள் கூட வேலை செய்வதை பற்றி நினைவில் கொள்ளவும். மாற்றங்கள் வேலைகளைச் செய்வதற்கு தொடர்புபடுத்தப் போகிறதா என்று எப்போதும் நினைத்துப் பார்க்காதீர்கள். செயல்முறை நீங்கள் அதிகரித்து வருகிறதா இல்லையா என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல் செயல்திறன் குறைகிறது.

மாற்ற மதிப்பீடுகளை மேற்கொள்ளவும்

விரிவாக மாற்ற கோரிக்கையை பாருங்கள். இந்த தாக்கத்தை மதிப்பிடுவீர்கள்:

• அட்டவணை
• ஆவணப்படுத்தல்
• வேலை செய்ய இன்னும் வேலை செய்ய வேண்டியிருக்கிறது
• பட்ஜெட்
• தர நடவடிக்கைகள்
• நோக்கம்
• வள கிடைக்கும்

எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு மென்பொருள் மாற்றம் 5 நாட்களில் மதிப்பிடப்படலாம். இது மற்றொரு பணியை தள்ளிவிடும் மற்றும் முக்கிய வள விடுமுறை நாட்களில் ஒரு காலவரையறையை நகர்த்தும் என்பதால் இது அட்டவணையில் 5 நாட்கள் சேர்க்காது. அந்த பணியும் கூட நகர்த்தப்பட வேண்டும், எனவே ஒட்டுமொத்தமாக இந்த மாற்றம் 8 நாட்களுக்கு கால அட்டவணையில் சேர்க்கப்படும். அதை செய்ய $ 5k செலவாகும், மற்றும் கூடுதல் 8 நாட்கள் சப்ளையர் ஒப்பந்தம் மற்றொரு மாதம் எங்களை தள்ளுகிறது, எனவே அங்கு கருத்தில் செலவுகள் உள்ளன. புதிய மாற்றத்தை இணைத்துக்கொள்வதற்கு ஒரே மாதிரியான ஆனால் நோக்கம் மாற்றங்கள் தரப்படுகின்றன.

ஏற்கனவே திட்டமிடப்பட்ட திட்டத் திட்டம் மற்றும் பயிற்சி கையேடுகள் உட்பட அனைத்து தொடர்புடைய ஆவணங்கள் புதுப்பிக்கப்பட வேண்டும்.

எனவே பெரிய படத்தில், ஒரு எளிய 5 நாள் மாற்றம் விளைவுகளை தூண்டிவிட்டது. முடிவெடுக்கும் முடிவை எடுப்பதற்கு முன், அனைத்து அம்சங்களையும் கருத்தில் கொள்வது அவசியம்.

தயாரிக்கவும் பரிந்துரைக்கவும்

வேண்டுமென்றே மாற்றம் அல்லது மாற்றங்கள் முழு தாக்கத்தை புரிந்து கொண்டு ஆயுதம், மாற்றம் நம்பகத்தன்மையை பற்றி உங்கள் பரிந்துரைகள் முன்வைக்க.

சில சந்தர்ப்பங்களில், மாற்றங்கள் நடைமுறைப்படுத்தப்படாது, ஏனென்றால் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட பயன் செலவுக்கு குறைவாக இருக்கும். மற்ற சந்தர்ப்பங்களில், கூடுதல் வேலை செய்வதற்கான செலவை ஈடுசெய்ய போதுமான ஆதாயம் கிடைக்கிறது. பிற வழக்குகள், இன்னும், உங்கள் கட்டுப்பாட்டிற்கு மாறான மாற்றங்களை நிரூபிக்கும், எதிர்மறையான விளைவைப் பொருட்படுத்தாமல், ஒழுங்குமுறை அல்லது இணக்கப் பிரச்சினைகள் அல்லது அமைப்பு மறுசீரமைப்பு போன்ற உள் விவகாரங்கள் ஆகியவற்றால் ஏற்படும்.

தீர்மானம்

உங்கள் அங்கீகார வரம்பிற்குள்ளான சிறிய மாற்றங்களுக்கு, மாற்றங்களை ஏற்றுக்கொள்வதோ அல்லது நிராகரிக்கிறதா என்பதையோ நீங்கள் முடிவு செய்ய வேண்டும் (அணிவகுப்பில் உள்ள சரியான உள்ளீடோடு). திட்டத்தின் விளம்பரதாரர் அல்லது திட்ட வாரியத்தால் பெரியதாக எதையும் அனுமதிக்க வேண்டும். எந்தவொரு திட்டத்தின் ஆரம்பத்திலும் பொதுவாக எந்த வகையின் கீழ் வரும் என்பது குறித்த விதிமுறைகளை தெளிவாக விவரிக்கிறது.

விளைவுகளைத் தவிர்ப்பது, செயல்முறைகளில் ஈடுபட்டுள்ள அனைவரையும் வைத்திருப்பது முக்கியம். வளர்ச்சிக்கு எந்த நேரத்திலும் குழு உறுப்பினர்கள் குழுவாக முழு திட்டத்தின் ஒருங்கிணைப்பையும், எதிர்கால ஒத்துழைப்புகளையும் செலவழிக்கலாம்.

மேலாண்மை கருவிகள் மாற்ற

இந்த செயல்முறையை எளிதாக்குவதற்கும் மேலும் ஒழுங்குபடுத்தப்படுவதற்கும் பல மாற்ற மேலாண்மை கருவிகள் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன. ஒவ்வொரு மாற்றம் நிர்வாக கருவிப்பெட்டிற்கும் மையமாக இருக்க வேண்டும்:

• நோக்கு திட்டத்தை மாற்றுவதற்கான சரியான நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்வதன் மூலம் பங்குதாரர்களின் நடமாடும் ஒரு பட்டியல் அல்லது செயல்முறை வரைபடம்
• ஒரு டெம்ப்ளேட் மாற்றம் கோரிக்கை படிவம் (குறிப்பு: உங்கள் திட்டங்கள் ஒரு தானியங்கு பணிப்பாய்வு இருந்து ஆன்லைனில் வேலை செய்தால், இது உங்கள் டாக்ஸ் பட்டியலில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளது இந்த வடிவம் ஒரு நல்ல யோசனை)

திட்ட மாற்ற கோரிக்கை படிவத்தை உருவாக்குதல்

திட்ட மாற்றம் கோரிக்கை படிவம் இதில் சேர்க்கப்பட வேண்டும்:

• மாற்றம் கோரிய நபரின் பெயர் ('கோரிக்கை').
• மாற்றம் அடையாள எண்ணைப் போன்ற தனிப்பட்ட அடையாளங்காட்டி (நீங்கள் கோரிக்கையை எழுப்பி, படிவத்தைப் பயன்படுத்தி எதை வேண்டுமானாலும் இங்கு உள்ளிடலாம் என்பதை அறிய முடியாது).
• முன்மொழியப்பட்ட மாற்றத்தை விவரிப்பது, முடிந்த அளவுக்கு விரிவான விளக்கத்துடன்.
• மாற்றத்தின் வகை. வெறுமனே, கோரிக்கைகள் ஒரு பிரிப்பிற்கு உட்படுத்தப்பட்ட பிரிவில் இருந்து தேர்வு செய்யப்பட வேண்டும், எனவே அவை பெட்டியைத் தட்டிவிட வேண்டும். மாற்றம் கோரிக்கை என்பது ஒழுங்குமுறை அல்லது உள் இணக்கத்துடன் தொடர்புடையதா என்பதைக் குறிப்பிடுவதற்கான ஒரு சிறந்த இடம் - இது (உண்மையாக இருந்தால்), நீங்கள் திட்டமிடல் மற்றும் மதிப்பீட்டு நடவடிக்கைகளை நிறைய கடந்து செல்லலாம், மேலும் அதைப் பெறலாம்.
• மாற்றத்தின் 'ஏன்'. அதை நடைமுறைப்படுத்துவதற்கான நியாயம் என்ன? வேண்டுகோள் ஏன் வேண்டும்?
• நேரம், செலவு, தரம், நோக்கம் உள்ளிட்ட திட்டத்தின் பல்வேறு கூறுகளுக்கு முன்மொழியப்பட்ட மாற்றத்தின் சாத்தியமான தாக்கம். வேண்டுகோள் அனைத்து விவரங்களும் இல்லாமல் இருக்கலாம், எனவே உங்கள் மதிப்பீட்டில் மாற்ற மதிப்பீட்டு படிவத்தின் மூலம் இந்த பிளான்களில் நிரப்புதல் தேவைப்படலாம். இந்த கட்டத்தில் நீங்கள் தேடும் குறைந்தபட்சம் அது அதிகரிக்கும், குறைக்க அல்லது ஏற்கனவே இருக்கும் திட்ட அளவுருக்களை மாற்றலாமா என்பதை தெளிவுபடுத்துகிறது.

மாற்று விவாதம் மேலும் விவாதிக்கப்படும் என நிரப்ப நீங்கள் விவரங்கள் இடம் இடமாற்றம் கோரிக்கை வடிவங்கள் வெளியே வட்டமிட வேண்டும். ஒரு டெம்ப்ளேட்டிற்கும் இடம் இருக்க வேண்டும்:

• முடிவை மாற்று: ஏற்கவும், நிராகரிக்கவும் அல்லது விலக்குக
• முடிவு எடுக்கும் நபரின் பெயர் (அல்லது குழு) பிளஸ் தேதி முடிவு செய்யப்பட்டது மற்றும் கூடுதல் கருத்துகள்.

மாற்றங்கள் மற்றும் திட்டப்பணி முகாமைத்துவம்

திட்டத்தின் நோக்கம் மேலாண்மை என்பது ஒரு திட்டத்தை வெற்றிகரமாக நிறைவேற்றுவதற்கும் என்ன இல்லை என்பதற்கும் இடையே உள்ள வேறுபாடுகளை வடிகட்டுவதும் மறுசீரமைப்பதும் ஆகும். திட்ட மாற்றம் கோரிக்கைகளை பெறும் போது, ​​அந்த மாற்றங்கள் ஒட்டுமொத்த திட்டத்தை எவ்வாறு பாதிக்கலாம் என்பதை கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். உங்கள் மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறை உங்களை சுத்திகரிக்க உதவுகிறது, சூழலில் வரையறுக்கப்படுகிறது, ஏன் மாற்றம் அல்லது நடைமுறை அல்லது அவசியமில்லை.

திட்ட மேலாண்மை முகாமைத்துவ அறிவு (PMBOK கையேடு) ஒரு கையேடு - ஐந்தாவது பதிப்பு கவரேஜ் ப்ரொஜெக்ட் மாற்றம் மேலாண்மை என்பது நீங்கள் நினைப்பதுபோல் உள்ளுணர்வு இல்லாத காரணத்தால் குறிப்பிடத்தக்கது. "PMBOK கையேடு" ப்ராஜெக்ட் ஸ்கோப் மேனேஜ்மென்ட் பிரிவில் 'கண்ட்ரோல் ஸ்கோப்' என்று அழைக்கப்படும் செயல்முறையின் வடிவில் சிறந்த ஸ்டார்டர் வழிகாட்டுதல்கள் அடங்கும். இருப்பினும், திட்டங்களில் மாற்றம் மேலாண்மை செயல்முறை இன்னும் ஒருங்கிணைந்த முறையில் கையாளப்பட வேண்டும், மேலும் அது உரை வடிவில் பிரதிபலிக்கிறது. "PMBOK கையேடு" பயனர்கள், ஒருங்கிணைந்த மாற்று கட்டுப்பாடு செயல்முறையை செயல்படுத்துவதைக் குறிக்க வேண்டும்.

PMP ஆனது நோக்கத்திற்காக, "PMBOK கையேடு" எவ்வாறு உங்கள் நிர்வாகத்தின் ஒரு பகுதியாக இருக்கும் என மாற்றுவது எப்படி என்பதைப் புரிந்துகொள்வது முக்கியம். ஆனால் நீங்கள் உண்மையில் பயன்படுத்த வேண்டும் மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறை ஒருங்கிணைக்க வேண்டும், பின்பற்ற எளிதாக மற்றும் நடைமுறை வேண்டும் என்று மனதில் தாங்க.

மாற்றம் செயல்முறை மூலம் உங்கள் குழு முன்னணி

எந்த திட்டத்தின் வெற்றிக்கு திட்டக் குழுவும் முக்கியம், எனவே செயல்முறைக்கு மாற்றங்களை நிர்வகிக்கும் போது அவை தீவிரமாக ஈடுபட உதவுகின்றன.

இங்கே உங்கள் குழுவானது விரைவாக திட்ட மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறையுடன் இணங்குவதற்கு உதவக்கூடிய 5 வழிகள்:

1. மாற்றங்களைப் பற்றி திறந்திருங்கள். திட்டங்கள் மீது மாற்றம் எதிர்பார்க்கப்படுகிறது என்று உங்கள் அணிக்கு தெரியப்படுத்துங்கள்.

2. செயல்முறை பற்றி திறந்திருங்கள். இங்கு விவாதிக்கப்பட்ட மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறை அனைவருக்கும் இயல்பாகவே வரவில்லை. பெரும்பாலான குழு உறுப்பினர்கள் அவர்களுக்கு அறிவுறுத்தப்படும் வரை எதிர்பார்க்கப்படுவது என்னவென்று தெரியாது. அவர்களுடன் செயல்முறை மூலம் செல்ல ஒரு மாநாட்டை அமைக்கவும், ஒவ்வொருவரும் அவரின் பாத்திரத்தில் என்ன நடக்கும் என்பதை அறியட்டும்.

3. எளிதாக்குங்கள். திட்ட மாற்றம் அடிக்கடி, சிறந்த, கட்டுப்பாட்டு குழப்பம். நீங்கள் அதை வெற்றிகரமாக வழிநடத்தும் படிகள் ஒரு திட்ட மேலாளராக உங்கள் மெட்லைட்டை வரையறுக்கின்றன. உங்கள் குழுவில் குழப்பமான மாற்றங்களைக் காண முடியும் - குறிப்பாக பெரியவை அல்லது சில மாற்றங்களைத் தீர்மானிப்பது நீண்ட காலமாக தீர்மானிக்கப்பட்டு, நீண்டகாலமாக அழிக்கப்பட்டதாகக் கருதப்படும் தடைகளைக் கண்டறியலாம். கால அட்டவணை தவறானது, பட்ஜெட் வேறுபட்டதாக இருக்கலாம், தேவைகள் நிச்சயமாக வேறுபட்டவை.

வழிகாட்டுதலுக்காகவும் உறுதிப்படுத்துதலுக்காகவும் உங்கள் குழு உங்களுக்கு தோன்றுகிறது. செயல்முறை அவற்றை முடிந்தவரை எளிதாக்குங்கள்.

4. உதவியாக இருங்கள். ஒரு புதிய வழிமுறை வெற்றிகரமாக ஒருங்கிணைக்க நேரம் எடுக்கிறது. முன்னர் நிர்வகிக்கப்பட்ட திட்ட மாற்றத்தை நீங்கள் முன்னர் நிர்வகிக்கப்பட்டிருந்தால் (அல்லது இல்லையென்றால்) பின் ஒரு முறையான செயல்முறைக்கு மாறுங்கள், "நாங்கள் இங்கே சுற்றியுள்ளவற்றைச் செய்வதற்கு" சிறிது நேரம் ஆகலாம். நீங்கள் கடந்த ஏதேனும் ஒன்றை இயக்க வேண்டுமென்றால் நீங்கள் அவர்களுக்கு உதவி செய்ய வேண்டும் என்று குழுவுக்குத் தெரியும்.

5. இல்லை என்று பயப்படாதீர்கள். எல்லா மாற்றங்களும் புத்திசாலித்தனமான முன்மொழிவுகள் அல்ல. உங்கள் குழுவினர் இந்த மாற்றத்திற்கான சரியான காரியமாக இல்லை என்பதைப் பற்றி கடுமையாக உணர்ந்தால், அந்த மாற்று உரையாடலில் அந்த உரையாடலில் நீங்கள் நின்று விடும்.

ஒரு திட்டத்தை முற்றிலும் தடம் புரண்ட வழிகளில் திறம்பட மாற்றத்தை நிர்வகிக்க தவறியது, அதனால் கவனிக்கவும். சரியான தகவல் மற்றும் செயல்முறைகளுடன் ஆயுதங்கள், திட்ட மாற்றங்கள் ஆகியவை தொடர்புபட்ட, சுறுசுறுப்பான மற்றும் நன்மை பயக்கும் வழியில் தீர்க்கப்பட முடியும்.