ஊழியர் ரெக்கார்ட்ஸ் முதலாளிகள் பராமரிக்க வேண்டும்

பணியாளர் பதிவுகள் ஒரு முதலாளியாக பராமரிக்கப்படுவதை அறிய வேண்டுமா? ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் நான்கு ஊழியர் பதிவு கோப்புகள் பணியமர்த்துபவர் பராமரிக்கப்படுகிறார். கூடுதலாக, பணியாளர் அனைத்து பணியாளர்களுக்கான மற்ற ஊழியர் பதிவு கோப்புகளையும் பராமரிக்கிறார்.

ஊழியர் ரெகார்ட்ஸின் பணியாளர் கோப்புகள்

ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் ஒரு பணியாளர் கோப்பு பராமரிக்கப்படுகிறது. இந்த நபர்கள் கோப்புகளை இரகசிய ஆவணங்கள் கொண்டிருக்கின்றன மற்றும் மனித வள ஊழியர்கள் நிர்வகிக்கப்பட்டு பராமரிக்கப்படுகின்றன. பணியாளர் கோப்புகள், சில நிறுவனங்களில் முதலாளிகளாலும், ஊழியர்களாலும், பணியாளரின் மேலாளர்களாலும் பயன்படுத்தப்படும் முக்கிய பணியாளர் பதிவுகளாகும்.

மற்றவர்கள் - இது பரிந்துரைக்கப்பட்ட அணுகுமுறை - ஊழியர் பணியாளர் கோப்பு அணுகல் கண்காணிப்பு கீழ் ஊழியர்கள் மற்றும் ஊழியர் கட்டுப்படுத்தப்பட்டுள்ளது.

ஒரு பணியாளர் கோப்பில் உள்ள பொதுவான ஆவணங்கள் வேலைவாய்ப்பு விண்ணப்பம், ஒரு குடும்ப அவசர தொடர்பு வடிவம், ஒழுங்கு நடவடிக்கை வரலாறை, ஒரு விண்ணப்பம், ஊழியர் கையேடு ரசீது ஊழியர் கையொப்பம், காலவரையற்ற வேலைவாய்ப்பு, தற்காலிக மதிப்பீடு, வேலை மதிப்பீடு அல்லது செயல்திறன் ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியது. அபிவிருத்தி திட்டம், பயிற்சி சான்றிதழ்கள் மற்றும் வருகை சான்றுகள், மற்றும் ஒவ்வொரு ஊழியரின் தற்போதைய தனிப்பட்ட தொடர்பு தகவலும்.

அனைத்து பணியிட கோப்புகளும் அதே ஆவணங்களைக் கொண்டிருக்கவில்லை, ஆனால் ஒவ்வொரு பணியாளரின் கோப்புகளும் சில ஆவணங்களைக் கொண்டிருக்கின்றன. ஒரு ஊழியர் செயல்திறன் பற்றிய ஆவணம் ஒழுங்குமுறை நடவடிக்கை, விருது அல்லது சிறந்த சாதனைக்கான வேறு சில அடையாளம் ஆகியவற்றை உத்தரவாதம் செய்யாவிட்டால், பணியாளர் கோப்பில் இல்லை. பணியாளர்களின் செயல்திறன், இலக்குகள் மற்றும் பங்களிப்புகளை கண்காணிக்கும் மேலாளர்கள் போன்ற அன்றாட செயல்திறன் குறிப்புகள் கோப்புறையில் உள்ளன.

பணியாளர் பதிவுகளின் சம்பள கோப்புகள்

ஊதிய கோப்புகள் கூட ஊழியர் பதிவுகளை பராமரிக்கின்றன. பணியாளர் கோப்புகளை ஊழியர் வேலைகள், துறைகள், இழப்பீட்டு மாற்றங்கள், அழகுபடுத்தல்கள், கடன்கள் மற்றும் பணியாளருக்கு பணம் செலுத்துவது மற்றும் ஊழியர் இழப்பீட்டு வரலாற்றின் நகலை வைத்திருப்பது அவசியம் ஆகியவற்றின் வரலாற்றைக் கொண்டுள்ளது.

ஊதிய கோப்பு, W-2, W-4, மற்றும் ஊழியரால் நிரப்பப்பட்ட சமூக பாதுகாப்பு அடக்குமுறை ஆவணங்கள் போன்ற அரசாங்க வடிவங்களின் வரலாற்றைக் கொண்டிருக்கும். பணியாளர் சம்பளத்திலிருந்து பணத்தை திரும்பப் பெற ஊழியர் நன்மைகள் தகவல் மற்றும் அனுமதியும் கோப்பில் அடங்கும்.

பணியாளர் பதிவர்களின் மருத்துவ கோப்புகள்

ஒரு பணியாளர் மருத்துவ கோப்பு முதலாளித்துவத்தால் பராமரிக்கப்படுகிறது. மருத்துவ கோப்பில் உள்ள ஊழியர் பதிவுகள், மனித வளங்கள் நியமிக்கப்பட்ட ஊழியர்கள் தவிர, எவருக்கும் கிடைக்காது. மருத்துவ கோப்புகளில் மருத்துவரின் குறிப்புகள், FMLA விண்ணப்பப்படிவம், மருந்து சோதனை தகவல், தேவையான உடல் தகவல், மற்றும் ஒரு ஊழியர் அல்லது அவரது குடும்ப உறுப்பினரின் மருத்துவ ஆரோக்கியம் ஆகியவை சம்பந்தப்பட்ட ஆவணங்களைக் கொண்டிருக்கின்றன.

மருத்துவ கோப்புகள், ஊழியர் பதிவுகளின் இரகசியத்தன்மை காரணமாக, உயர்ந்த பாதுகாப்பான சேமிப்பு மற்றும் ரகசியத்தன்மையைப் பெறுகின்றன. HR வைக்கப்பட்ட பணியாளர்களைத் தவிர பணியாளர்களுக்கு அணுக முடியாத ஒரு அறையில் பூட்டப்பட்டிருக்கும் பூட்டப்பட்ட கோப்பு இழுப்பறைகளில் மருத்துவ கோப்புகள் வைக்கப்பட வேண்டும் என்று பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.

ஊழியர் ரெகார்ட்ஸின் I-9 கோப்புகள்

I-9 கோப்புகள் மற்ற ஊழியர்களின் பதிவுகளில் இருந்து ஒரு கோப்பில் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் பராமரிக்கப்படும் ஹவுஸ் ஊழியர் பதிவுகள். முதலாளிகள் I-9 பணியாளர்களை மீளாய்வு செய்ய அதிகாரமுள்ள அரசாங்க அதிகாரிகளிடமிருந்தும் மற்ற நிறுவனங்களிடமிருந்தும் பணியாளரின் இரகசியத்தை பராமரிப்பதற்காக மற்ற ஊழியர் பதிவர்களிடமிருந்து இந்த ஊழியர் பதிவை தனித்தனியாக வைத்திருக்கிறார்கள்.

ஒரு தனி இடத்திலுள்ள I-9 களைப் பராமரிப்பது, ஒரு மத்திய I-9 கோப்பு ஆய்வுக்காக நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டால், அரசாங்க ஊழியர்கள் உங்களுடைய நிறுவனத்துடன் பணிபுரியும் ஊழியரைப் பற்றிய எந்த பதிவையும் அணுக முடியாது. I-9 வடிவம். இந்த ஆய்வுகள் ஒவ்வொரு ஆண்டும் அதிகரித்து வருகின்றன, எனவே உங்களுடைய ஊழியர்கள் சரியாக 9-ஆவது படிவங்களை பூர்த்தி செய்துள்ளார்களோ, அல்லது அபராதம் மற்றும் சிறைத்தண்டனைக்கு உட்படுத்தலாம்.

பணியாளர்களின் பணியாளர் பதிவொன்றை அணுகல்

ஊழியர்கள் சாதாரண வணிக நேரங்களில் ஒரு மனித வள ஊழியரைத் தொடர்புகொள்வதன் மூலம் அவர்களது பணியாளர் பதிவுகளை பார்வையிடலாம். ஊழியர் ஒருவர் ஊழியர் ஒருவரின் முன்னிலையில் பார்க்கப்பட வேண்டிய அவரின் பதிவுகளில் எந்த ஆவணத்தையும் மாற்றவோ அல்லது நீக்கவோ முடியாது.

உங்களுடைய பணியாளர் கையேட்டில் ஒரு பணியாளர் பணியாளர் பார்வைக் கொள்கையை நீங்கள் வைத்திருக்க வேண்டும், பணியாளர்களின் கோரிக்கைகளைப் பொருட்படுத்தாமல் அவற்றைக் கவனத்தில் கொள்ளவும்.

உங்கள் பணியினை விட்டு வெளியேறிய பிறகு ஒரு ஊழியர் தங்கள் பணியாளர்களின் நகல்களுக்கு ஒரு எழுதப்பட்ட வேண்டுகோளை அனுப்பியிருந்தால், அவர்களுக்கு ஒரு நகலை அனுப்ப வேண்டும்.

எப்போதாவது, நீங்கள் பணியாளர் பதிவுகள் அவர்களின் மனிதவள துறை எந்த வகையான தக்கவைத்துள்ளனர் என்பதைப் பற்றி சந்தேகம் கொண்ட ஒரு ஊழியரை சந்திப்பீர்கள். இந்த பணியாளர் கோப்புகளை நகலை கோரி பெரும்பாலும் இருக்கும் ஊழியர்கள். மீண்டும், பாகுபாடு இல்லாமல், கோப்பின் நகலை உருவாக்கி அனுப்புங்கள். (HR ஊழியர்கள் தக்க வைத்துக் கொள்ளும் சிறிய ஆவணங்களின் மூலம் ஊழியர் ஆச்சரியப்படுகிறார் என்ற கருத்து நீங்கள் பெறலாம்.)

சில அதிகார வரம்புகளில், பணத்தை செலுத்துவதற்கும் கோப்பை அனுப்புவதற்கும் செலவழிப்பதை சட்டப்பூர்வமாக்குவது சட்டப்பூர்வமானதாகும்.