பணியிடத்தில் மின்னஞ்சல் பண்பாட்டுக்கான விதிகள்

நீங்கள் ஒரு முறை சமூகமாக தொடர்பு கொள்ள மின்னஞ்சல் பயன்படுத்த முடியாது என்றாலும், நீங்கள் ஒருவேளை இன்னும் தொழில்முறை கடித அதை பயன்படுத்த. உங்கள் சக ஊழியர்கள், முதலாளி, வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் வருங்கால முதலாளிகள் ஆகியோருடன் இந்த வழிமுறையை நீங்கள் தொடர்புபடுத்தினால், இந்த ஆறு விதிகள் சரியான மின்னஞ்சல் பழக்கத்திற்காக பின்பற்ற வேண்டும்.

1. உங்கள் மனநிலையை மனதில் கொள்ளுங்கள்

அடுத்த வேலையைச் செய்வதற்காக, விரைவாக முடிந்தவரை விரைவாகச் செய்யக்கூடிய ஒரு உலகில் கூட, உங்கள் மின்னஞ்சலில் நல்ல நடத்தை பயன்படுத்த நேரம் எடுத்துக்கொள்ளுங்கள். "தயவுசெய்து" மற்றும் "நன்றி" என்று சொல்லுவதை புறக்கணிக்க வேண்டாம்.

மக்களுக்கு உரையாற்றும்போது நீங்கள் நன்கு அறிந்தவராகவோ அல்லது யாருடனோ தொடர்பு கொள்ளாதவராகவோ அல்லது யாருடன் ஒரு முறையான உறவு வைத்திருக்கிறோமோ அவற்றையோ, பெயரையோ கடைசிப் பெயரையோ அவர்களுக்கு தெரிவிக்க வேண்டும். உதாரணமாக, "அன்புள்ள திரு. வெள்ளை" அல்லது "அன்புள்ள திருமதி கிரே." நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலுக்கு பதிலளித்து, அசல் செய்தியின் அனுப்புபவர் அதை தனது முதல் பெயருடன் கையொப்பமிட்டிருந்தால், அதேபோல அவற்றை உரையாற்றுவதற்கு இது பரவாயில்லை.

2. உங்கள் தொனியை பாருங்கள்

ஒரு எழுத்தாளர் என நீங்கள் எப்படி ஒரு மின்னஞ்சல் செய்தியில் உங்கள் அணுகுமுறையை வெளிப்படுத்த முடியும் என்பதே டோன். இது எவ்வாறு பெறப்படுகிறது என்பதைப் பாதிக்கிறது. நீங்கள் வழக்கமாக மரியாதைக்குரியவராகவும், நட்புடனும், அணுகத்தக்கதாகவும், வரவேற்பாளரிடம் வந்து பார்க்க வேண்டும். நீங்கள் கர்ட் அல்லது கோரி கேட்க விரும்பவில்லை. அனுப்பும் முன் உங்கள் செய்தியை பல முறை மறுபடியும் படிக்கவும்.

முன்னர் நீங்கள் தொடர்பு கொண்ட ஒருவரிடம் எழுதும் போது, ​​"நான் நன்றாக உள்ளேன் என நம்புகிறேன்" போன்ற நட்பு ஏதும் சொல்லி தொடங்குங்கள். நீங்கள் மிகவும் எளிதான தொனியை வெளிப்படுத்த முடியுமென்றால், தொழில்முறை மின்னஞ்சலில் அவற்றைப் பயன்படுத்துவதை தவிர்க்கவும், நீங்கள் யாருடன் ஒருவருடன் தொடர்பு கொள்கிறீர்களோ, அந்த நபருடன் தொடர்பு கொள்ளாதீர்கள். வருங்கால முதலாளிக்கு எழுதும்போது அவற்றைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.

இது எப்போதும் ஏழை மின்னஞ்சல் ஆசாரம் ஒரு மின்னஞ்சல் அல்லது அனைத்து பெரிய எழுத்தில் கடிதங்கள் ஒரு பகுதியை எழுத கருதப்படுகிறது. நீங்கள் கத்திக் கொண்டிருப்பதைப் போல இது தோற்றமளிக்கும்.

3. சுருக்கமாக இருங்கள்

ஒரு தனிப்பட்ட மின்னஞ்சல் படிக்கும் ஒரு நிமிடத்திற்கும் மேலாக செலவழிக்க நேரமோ சறுக்கமோ இல்லை. உங்கள் செய்தியை உங்கள் செய்தியை விரைவாக படிக்க அனுமதிக்க வேண்டும் என்றால், அதை இன்னும் புரிந்து கொள்ளவும்-நீங்கள் அதை சுருக்கமாக வைத்திருக்க வேண்டும்.

இருப்பினும், சரியான விவரங்களை விட்டு விடாதீர்கள். உங்கள் செய்தியை முதல் இடத்தில் எழுதும் காரணத்திற்காக உங்கள் செய்தியை தெளிவாக உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் ஒதுக்கப்பட்ட விவரங்களை விளக்க முயற்சிக்கும் போது நீங்கள் முன்னும் பின்னுமாக இருந்தால் முடிந்தால் யாரும் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துவதில்லை.

4. உரை சுருக்கங்களை பயன்படுத்தி தவிர்க்கவும்

நீங்கள் நேரம் சேமிக்க வேண்டும் என்றாலும், நீங்கள் உங்கள் தொழில்முறை மின்னஞ்சல் உள்ள உரை சுருக்கங்களை பயன்படுத்த கூடாது. பலரை நீங்கள் உரை செய்தால், உங்கள் நண்பர்களிடம் பேசுவதற்கு சுருக்கமாக ஒரு வகையான பழக்கத்தை நீங்கள் பயன்படுத்தலாம்.

உதாரணமாக, "நீங்கள்," "உங்கள்," மற்றும் "தயவுசெய்து" என்ற பதிலாக "," "யூ", "ப்ளஸ்" ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தலாம். இந்த சுருக்கங்கள் உங்களிடம் ஒரு சாதாரண உறவு வைத்திருக்கும் ஒருவருக்கு இல்லையெனில் வணிக கடிதத்தில் இடமில்லை.

5. நிபுணத்துவ மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பயன்படுத்துங்கள்

உங்கள் தற்போதைய வேலை தொடர்பான செய்திகளுக்கு, எப்போதும் உங்களுடைய பணியிடப்பட்ட மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பயன்படுத்தவும். இருப்பினும், உங்கள் வேலைக்கு தொடர்பில்லாத செய்திகளை அனுப்ப ஒருபோதும் அதை பயன்படுத்தக்கூடாது, உதாரணமாக, நீங்கள் ஒரு புதிய தேதியை தேடுகிறீர்களானால். அதற்கு பதிலாக ஒரு தனிப்பட்ட மின்னஞ்சல் கணக்கைப் பயன்படுத்தவும்.

உங்களிடம் தனிப்பட்ட கணக்கு இல்லையென்றால், சேவைக்காக நீங்கள் பதிவு செய்தபோது உங்கள் இணைய சேவை வழங்குநர் வழங்கப்பட்ட ஒரு இலவச மின்னஞ்சல் கணக்கைப் பெறுங்கள். தொழில்முறையை ஒலிக்கும் ஒரு முகவரியை அமைப்பதற்கு Gmail அல்லது மற்றொரு சேவையைப் பயன்படுத்தவும். வேடிக்கையான அல்லது அறிவுப்பூர்வமாக எதையும் பயன்படுத்த வேண்டாம். உங்கள் முதல் ஆரம்ப மற்றும் கடைசி பெயர் அல்லது உங்கள் முழு பெயர் சரியான தேர்வுகள்.

6. எழுத்து மற்றும் இலக்கண எண்ணை மறக்காதே

நீங்கள் உங்கள் மின்னஞ்சலை கவனமாக படிக்க வேண்டும் என்று கட்டாயம் அவசியம். இந்த முக்கியமான படிப்பை புறக்கணிக்காதீர்கள், நீங்கள் எவ்வளவு பிஸியாக இருந்தாலும் சரி. நீங்கள் கவனத்துடன் இருக்க விரும்பும் விஷயங்கள் சரியான எழுத்து மற்றும் சரியான இலக்கணம். பொதுவான சொற்கள் உச்சரிப்புடன் கூடுதலாக, உங்கள் பெறுநரையும் அவருடைய நிறுவனங்களின் பெயரையும் சேர்த்து, நீங்கள் பெயரின் பெயர்களை சரியாக உச்சரிக்க வேண்டும்.

எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்புகளில் மிக அதிகமாக நம்புவதைப் பற்றி கவனமாக இருங்கள். தவறாகப் பயன்படுத்தும் போது, ​​வார்த்தைகளின் எழுத்துப்பிழைகள் கவனிக்கப்படாமல் போகலாம். உதாரணமாக, ஒரு எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பு வாக்கியத்தில் "to" என்ற வார்த்தையை கொடியிடுவதில்லை, "நான் உங்களிடம் கேள்விகளைக் கேட்கிறேன்", இந்த சூழலில், அது "இரண்டு." மெர்ரிம்-வெப்ஸ்டர் போன்ற ஒரு இலவச ஆன்லைன் அகராதியைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம் நீங்கள் அறியப்படாத இரட்டைச் சரிபார்ப்புகள்.